Chargé de Suivi Administratif du Département Apprentissage H/F

Vos missions en quelques mots

Nous sommes à la recherche d'un Chargé de suivi administratif pour le Département Apprentissage H/F dynamique et polyvalent pour rejoindre notre équipe.

Dans ce rôle, vous serez chargé de diverses missions visant à assurer la gestion administrative des projets, organiser et gérer la mise en œuvre opérationnelle des formations.

Dans un premier temps, vous serez chargé d’assurer les activités de secrétariat

Pour ce faire, vous devrez gérer les adresses génériques du Département Apprentissage, préparer, gérer et suivre les dossiers administratifs, saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative.

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De plus, vous serez amené à rédiger, saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, courriels, notes d’information, formulaires, lettres de mission, procédures, comptes rendus, rapports…), les reproduire et les diffuser.

En parallèle, il vous faudra prendre en charge les demandes, les traiter et/ou les confier aux agents concernés, assurer la logistique des réunions, organiser et mettre en œuvre des actions de communication, assurer les contacts avec les UFA et les personnels CFAa (conventions, communications diverses…), contribuer à la mise en place des projets d’animation territoriale et assurer des missions de représentation du Département Apprentissage (réunions organisées par des partenaires locaux)

Dans un second temps, vous serez chargé d’organiser et gérer la mise en œuvre opérationnelle des formations sur le plan administratif

Il vous faudra donc élaborer et suivre la mise en place des conventionnements passés avec les établissements réalisateurs d’apprentissage (préparation du publipostage, réception et envoi des documents, suivi, classement, relances…)

Ensuite, vous prendrez en charge et gérer des demandes d’ordre pédagogique

C’est-à-dire mettre en place et déployer le Conseil Académique de la Vie des Apprentis (CAVA)

Puis, vous Travaillerez en collaboration avec les services financiers pour effectuer un suivi régulier

Il vous faudra être présent(e) lors des dialogues de gestion, suivre la consommation de manière régulière et suivre la consommation prévisionnelle par diplôme et par formateur vs consommation réelle

Dans un troisième temps, il vous faudra assurer la gestion des projets

Vous serez amené à gérer et suivre les projets en lien avec la Cheffe de Département

Enfin, vous contribuerez au système de management de la qualité (SMQ – EDUFORM)

Pour cela, vous devrez mettre en place les enquêtes de satisfaction à destination des UFA et diffuser les résultats, respecter les procédures qualité du service et relever les non-conformités en vue d’alimenter le plan d’amélioration du SMQ.

Si vous êtes intéressé par notre offre et que vous vous reconnaissez, n'hésitez pas à déposer votre candidature, nous serons ravis de vous compter dans notre équipe.

Profil recherché

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau BAC+2 à BAC+3 dans le domaine administratif et avez acquis une expérience professionnelle significative de deux ans.

Votre maîtrise des techniques de communication écrite et orale vous permet de transmettre efficacement les informations et d'interagir de manière claire avec vos interlocuteurs.

Vous savez mettre en œuvre des procédures et des règles, et apporter des réponses adaptées aux besoins spécifiques des personnes que vous accompagnez. Vous respectez les délais contraints et faites preuve d'une grande rigueur dans votre travail.

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Votre aisance rédactionnelle et votre capacité à rendre compte de manière précise et claire démontrent votre professionnalisme.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et les bases de données, ce qui vous rend opérationnel(le) au quotidien.

Votre capacité à travailler en équipe est avérée, et vous savez collaborer efficacement avec vos collègues.

Vous faites preuve d'autonomie et de sens de l'initiative, ce qui vous permet de prendre en charge vos tâches de manière indépendante.

Vous êtes reconnu(e) pour votre précision, votre rigueur et votre fiabilité, et vous possédez un excellent esprit de synthèse.

Vos qualités relationnelles vous permettent d'établir des relations de confiance avec les individus que vous accompagnez, et votre adaptabilité vous aide à faire face aux changements et aux nouvelles situations.

Vous êtes motivé(e), dynamique, doté(e) d'un excellent sens de l'organisation et souhaitez rejoindre notre équipe, alors n’hésitez pas à candidater !

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

• Spécialisation Secrétariat, bureautique, Enseignement formation

Compétences attendues

• Mettre en œuvre des procédures et des règles • Apporter des réponses à des besoins spécifiques • Respecter les délais contraint • Maîtriser les outils bureautiques, logiciels et bases de données • Faire preuve d'aisance rédactionnelle • Savoir rendre compte • Travailler en équipe • Autonomie • Sens de l'organisation • Sens de l'initiative • Soucis de précision, rigueur, fiabilité • Esprit de synthèse • Sens des relations humaines • Écoute/compréhension des autres • Discrétion professionnelle • Adaptabilité • Maîtrise de soi

En tant qu’agent du GIP ViaPro, vous bénéficiez sous réserve d'éligibilité, au vu des règles en vigueur :

• de titres restauration • d'une participation à hauteur de 75% de l'abonnement de transport en commun (plafonné à 104,04€/ mois) • de la possibilité de télétravailler après 2 mois de présence (sous conditions) • d'une adhésion au CNAS à l'issue de la période d'essai (2 mois minimum)

Vous trouverez plus d'informations sur notre structure en cliquant sur le lien suivant : https://app.beehire.com/career/gip-fcip-lille

Le poste est ouvert :

• aux titulaires de catégorie B par voie de détachement ou de mise à disposition renouvelable annuellement • aux salariés contractuels sous la forme d’un CDD reconductible.

Vacant à partir du 01/09/2026

Chargée / Chargé du pilotage de l'offre de formation