Chargé des instances de la politique doctorale, appui administratif transverse H/F

Vos missions en quelques mots

Missions : Au sein de la Maison du doctorat de l'Université Paris-Saclay, sous l'autorité de la Directrice de la Maison du doctorat, le/la chargé·e des instances de la politique doctorale, appui administratif transverse contribue au pilotage et à la mise en œuvre de la politique doctorale de l'Université. Il/elle assure en premier lieu la préparation, l'organisation et le suivi des travaux du CoPoD – Comité de la politique doctorale de l'Université Paris-Saclay, en lien avec la Vice-présidence déléguée au doctorat. Il/elle prépare les dossiers soumis à l'instance, assure le suivi des décisions et contribue à la coordination des actions qui en découlent. Il/elle assure un appui également sur les réseaux métiers de la maison du doctorat. À l'interface entre les instances de gouvernance, les écoles doctorales, les Graduate Schools, les unités de recherche et les services de l'Université, le poste comporte également une mission d'appui administratif à la Maison du doctorat.

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Missions principales

• Chargé(e) des instances et de la coordination de la politique doctorale

Le/la chargé·e de mission assure la préparation, l'organisation et le suivi des principales instances et réseaux associés à la politique doctorale de l'Université Paris-Saclay, sous l'autorité de la Directrice de la Maison du doctorat.

CoPoD – Comité de la politique doctorale Le CoPoD constitue l'instance principale suivie dans le cadre du poste. À ce titre, le/la chargé·e de mission :

• prépare, en lien avec la Directrice de la Maison du doctorat, les réunions du CoPoD ; • recueille et consolide les sujets proposés à l'ordre du jour ; • prépare les dossiers, notes, documents d'analyse et supports nécessaires aux travaux de l'instance ; • coordonne la collecte des contributions auprès des différents interlocuteurs ; • prépare et suit les dossiers soumis au CoPoD, notamment les dossiers de césure et de formation tout au long de la vie ; • assure la préparation matérielle et logistique des séances ; • rédige les comptes rendus et/ou relevés de décisions ; • assure leur diffusion après validation ; • tient à jour les outils de suivi des décisions et actions ; • assure le suivi des décisions prises par le CoPoD et des actions qui en découlent ; • contribue à la préparation des éléments nécessaires aux échanges avec la Vice-présidence déléguée au doctorat.

Appui et accompagnement transverse L’agent·e peut contribuer à appuyer administrativement les activités de la Maison du doctorat, en lien avec les priorités définies par la Direction et la politique doctorale de l'Université Paris-Saclay.Dans le cadre de son activité, l’agent·e assure notamment :

• la coordination globale du calendrier des concours et recrutements doctoraux, en lien avec la DRH (le suivi du calendrier des programmes blancs ) ; • le suivi et la coordination des échanges concernant la plateforme Doctorant-RH ; • la remontée et le suivi des difficultés rencontrées par les écoles doctorales.

Profil recherché

Connaissances, savoirs :

• Bonne compréhension de l'environnement universitaire français. • Connaissance du fonctionnement des instances universitaires. • Connaissance du paysage doctoral et de l'organisation de la formation doctorale. • Connaissance des circuits administratifs et décisionnels d'un établissement d'enseignement supérieur. • Notions de gestion de projet. • Maîtrise des règles de confidentialité et de protection des données. • Une connaissance de l'organisation de l'Université Paris-Saclay et de sa politique doctorale constitue un atout majeur.

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Savoir-faire :

• Préparer et organiser une instance. • Rédiger des comptes rendus, relevés de décisions et notes de synthèse. • Préparer des dossiers d'aide à la décision. • Coordonner des interlocuteurs multiples. • Assurer le suivi d'actions et de décisions. • Construire et exploiter des tableaux de bord. • Planifier et suivre un projet. • Hiérarchiser les priorités. • Respecter des calendriers institutionnels. • Maîtriser les outils bureautiques et collaboratifs.

Savoir-être :

• Grande rigueur et sens de l'organisation. • Discrétion et respect de la confidentialité. • Esprit de synthèse. • Qualités rédactionnelles. • Aisance relationnelle. • Diplomatie et capacité à travailler dans un environnement institutionnel complexe. • Sens du service public. • Capacité à travailler en transversalité. • Réactivité et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

Vacant à partir du 01/01/2027

Assistante / Assistant de direction