Chargé(e) d’accueil du public, de l’état civil et du cimetière

Descriptif de l'emploi

Dans le cadre d’un service public de proximité et dans une relation d’interface avec la population et avec les élus, vous occuperez les fonctions de chargé(e) d’accueil du public physique et téléphonique des administrés et assurerez les différentes missions dévolues à un officier d’état civil ainsi que la gestion des principales démarches liées à la population (dont la gestion du cimetière et des opérations funéraires dont vous serez responsable). Il est précisé que le service comprend un 2e agent qui a la responsabilité des élections mais pour lequel vous assurerez la suppléance lors de ses absences (son recrutement est également en cours).

Courant 2027, vous pourra être amené(e), après formation et habilitation, à participer au dispositif de recueil des demandes de cartes nationales d’identité et de passeports (dans le cadre de la mise en place d’une station biométrique).

Missions / conditions d'exercice

ACCUEIL DU PUBLIC EN MAIRIE

L’agent constitue un interlocuteur privilégié des habitants et contribue, par son accueil, son information et son orientation, à la qualité du service public communal.

Accueillir, informer, renseigner le public physiquement ou téléphoniquement (assurer la prise de messages, …)

Informer sur les démarches administratives et/ou orienter le public vers les services compétents

Assurer la gestion du courrier entrant/sortant (réception, enregistrement, numérisation et distribution aux services, affranchissement, dépôt à La Poste, …)

ETAT CIVIL ET POPULATION

L’agent assure le traitement administratif des actes et démarches relevant de l’état civil, dans le respect des dispositions législatives et réglementaires.

Établir et délivrer les actes d’état civil

Enregistrer les déclarations de naissance, reconnaissance, mariage/PACS et décès selon les compétences de la commune

Préparer et suivre les dossiers de mariage et participer à l'organisation matérielle des cérémonies de mariage/PACS

Assurer les formalités liées aux décès

Effectuer les mentions marginales et mises à jour des actes

Effectuer les transmissions réglementaires aux administrations concernées

Traiter les demandes de copies et d’extraits d’actes

Assurer le suivi des demandes liées à la population et renseigner sur les démarches administratives

Assurer la gestion du recensement citoyen

GESTION DU CIMETIERE

L’agent assure le suivi administratif du cimetière communal et constitue l'interlocuteur privilégié des familles et des opérateurs funéraires (le 2e agent du service devra pouvoir assurer la suppléance lors de vos absences).

Assurer l’instruction, le suivi et la gestion administrative et financière des sépultures et concessions funéraires

Accueillir et renseigner les familles et assurer les relations administratives avec les entreprises de pompes funèbres

Préparer et délivrer les autorisations funéraires

Veiller au respect du règlement du cimetière

Informer les administrés dans le domaine des affaires funéraires

Délivrer les diverses autorisations en matière funéraire (dont autorisation d'inhumation et de crémation)

Suivre les échéances des concessions et préparer les procédures relatives aux concessions arrivées à échéance (participer au suivi des procédures de reprise des concessions conformément à la réglementation)

GESTION DES ELECTIONS

L’agent assurera la suppléance du 2e agent du service responsable de la gestion des élections.

AUTRES MISSIONS (GESTION ADMINISTRATIVE POLYVALENTE)

Rédiger des courriers et réponses administratives simples

Assurer le classement, le rangement et la conservation des documents administratifs produits ou reçus par la commune, dans le respect des règles applicables aux archives publiques

Assurer le secrétariat des assemblées (Conseil Municipal, commissions, …) : convocations, notification des comptes-rendus, affichage de l’ordre du jour, préparation des demandes d’intervention auprès du Centre DI pour mise en place de la salle …

Assurer les démarches administratives relevant de l'accueil de la mairie : inscriptions, certificats, attestations et autres formalités confiées au service

Gérer les rendez-vous des élus et des services lorsque nécessaire

Participer en fonction des besoins à d'autres missions administratives relevant du fonctionnement général de la mairie

Ponctuellement : réaliser les opérations de communication urgente (publication sur les supports de communication de la commune)

Profils recherchés

Qualifications/compétences techniques requises :

Issue d’une formation Bac professionnel/titre professionnel à BAC +2 (BTS SP3S, ESF, …) orientée gestion et administration, vous justifiez d’un parcours réussi et/ou êtes doté d’une expérience professionnelle significative acquise dans des fonctions similaires dans une autre collectivité ou un organisme œuvrant notamment pour le secteur public

Connaissances générales de l’environnement territorial et de son fonctionnement

Maîtrise des notions fondamentales ainsi que du cadre légal, règles et procédures administratives en matière d'état civil, de gestion des opérations électorales et de législation funéraire

Bonne connaissance des outils et techniques d'accueil des usagers et des règles de communication/médiation

Maîtrise des techniques rédactionnelles et d’expression

Maîtrise des techniques d’utilisation des NTIC (outils bureautiques classiques, procédures dématérialisées, standard téléphonique, applicatifs métier idéalement suite Cosoluce : Electra, Cyan et REU, …)

Savoir-faire attendus :

Connaitre et appliquer les directives et procédures d'instruction des dossiers, les procédures de transmission des demandes, … et contrôler leur conformité

Savoir créer et/ou mettre à jour des outils de suivi de dossiers et/ou de l’activité du service

Savoir rendre compte du travail effectué régulièrement (assurer un reporting via des fiches de recueil d’informations)

Savoir prendre des notes et transmettre des messages clairs aux services concernés

Travailler avec plusieurs interlocuteurs simultanément

Respecter strictement les procédures relatives aux données personnelles

Savoir-être attendus/compétences relationnelles :

Qualités relationnelles, d’écoute active et de dialogue (avoir une réelle aisance avec le public, savoir garder son calme et rester professionnel dans toutes les situations – savoir faire preuve de pédagogie)

Polyvalence, réactivité, capacité à prendre des initiatives et être force de proposition (savoir également jouer un rôle d’alerte)

Avoir une capacité à assimiler et appliquer des procédures réglementaires

Capacité à organiser/prioriser son travail et son temps (ponctualité, assiduité et disponibilité)

Capacité à travailler en autonomie en veillant à associer les divers acteurs de la collectivité tout en ayant une aptitude à travailler en binôme (avoir un état d’esprit collaboratif)

Assurer le respect strict de la confidentialité, du devoir de réserve et du principe de discrétion professionnelle

Conditions et contraintes d’exercice :

Travail au contact direct du public

Horaires réguliers avec possibilité d’adaptation en fonction des nécessités de service (tenue d’une permanence tous les samedis en semaine impaire de 10 heures à 12 heures, participation à la célébration des mariages en lien avec l’élu concerné, …)

Suppléance du 2e agent chargé d’accueil du public (la pose des congés se fait de manière concertée afin d’assurer la continuité du service)

Participation impérative aux journées de scrutins

Gestion simultanée de différents dossiers