Chargé(e) d’accueil et assistant(e) de direction

Descriptif de l'emploi

Sous la responsabilité de l’adjointe du Service Administration publique, participe aux différentes missions du service et travaille en étroite collaboration avec les différents responsables de la Direction de l’Administration Générale en termes d’organisation, de gestion, d’information, de suivi et de classement de dossiers.

Missions / conditions d'exercice

Missions :

1) Etat-civil :

Exerce les fonctions d’officier(e) d’Etat-Civil : instruit, rédige les actes et assure le suivi des dossiers : naissances, reconnaissances, mariages, changement de nom, de prénom, décès, PACS et appose des mentions : divorce, PACS, actes de notoriété…

Délivre des extraits d’actes, suivi des demandes de livrets de famille, traitement des demandes COMEDEC …

Effectue les entretiens de mariage et assure le suivi administratif des dossiers

2) Identité et autres formalités :

Enregistre et suit des demandes de cartes nationales d’identité et de passeports ainsi que leur remise sur le dispositif de recueil ;

Réceptionne les dossiers de demande de regroupement familial, réalise les entretiens d’intégration dans le cadre des demandes de cartes de résident et organise les cérémonies de naturalisation

Traite des demandes d’attestation d’accueil, de recensement citoyen …

Participe à l’organisation du recensement de la population chaque année, en supervisant les agents recenseurs

Légalisation de signature et copie conforme pour les autorités étrangères

3) Gestion du cimetière :

Accueille et conseille les familles

Prépare les dossiers pour les opérations funéraires, s’assure du respect du règlement du cimetière

Procède à toutes les opérations d'attribution, mutation, renouvellement et reprise des concessions

Est en lien avec le personnel rattaché au cimetière et les opérateurs funéraires

4) Elections :

Traite les inscriptions et changements d’adresses sur les listes électorales, les radiations

Participe à l’organisation administrative et matérielle des élections politiques et professionnelles ;

5) Gestion courante des activités du service :

Assure une veille réglementaire et la mise à jour des procédures

A la charge de la gestion du courrier, la tenue de statistiques liées à l’activité du service et l’archivage des documents

Réalise et suit les bons de commande nécessaires au bon fonctionnement du service

6) Au titre d’assistant(e) de direction :

Participe à l’organisation et à la planification des missions de la direction : Travaille en lien avec les autres assistants(es) de direction de la Collectivité pour veiller à une planification cohérente des réunions associant la DAG, transmission et rappel des informations importantes, organise les déplacements, rédige les ordres du jour en concertation avec les responsables de service, prépare les documents nécessaires aux réunions, prend des notes et rédige des comptes rendus, assure la gestion des plannings de la Direction.

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique : Prend des notes et met en forme tous types de courriers, réalise la saisie de documents de formes et de contenu divers, organise le classement et l’archivage des dossiers numérique et papier.

Suivi des projets et activités de la direction : Renseigne les tableaux de suivi des activités du service, assure le suivi des courriers de la direction, assurer la rédaction des arrêtés, décisions et conventions de la Direction, veille à la mise à jour du site internet en qualité de référent de la Direction.

Profils recherchés

1) Connaissances/Savoirs

Compétences en état civil, titres d’identité et bonne connaissance du territoire

Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Power Point…)

Techniques de secrétariat

2) Savoir-faire

Travail en équipe

Suivi de la réglementation

Qualités relationnelles et rédactionnelles

Sens de l’organisation

3) Savoir-être

Autonomie

Discrétion

Ponctualité

Rigueur

Disponibilité

Sens du service public