CHARGE(e) D’ACCUEIL ET DE GESTION POUR L’AGENCE POSTALE COMMUNALE, LA MAISON FRANCE SERVICES ET LE SERVICE A LA POPULATION

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité fonctionnelle du Coordonnateur Agence Postale et Maison France Services, l’agent occupe un poste de Chargé(e) d’accueil et de gestion au sein de l’Agence Postale Communale et de la Maison France Services, située 96 avenue de la République à Aubagne.

Dans le cadre de ses fonctions, il est amené à travailler en lien avec la Poste centrale d’Aubagne, avec les 8 autres partenaires de Maison France Services (Pôle emploi, CNAF, CNAM, CNAV, MSA, Ministère de l’Intérieur, de la Justice, Direction des Finances Publiques) mais aussi ceux de proximité.

Par rotation de l’équipe, il assure également des missions complémentaires auprès du service à la Population.

Le poste et les missions seront susceptibles d’évolutions : Dans un premier temps, création de l’Agence Postale en juin 2021 et ultérieurement ouverture de la Maison France Services au sein des mêmes locaux.

Des formations seront réalisées avant la prise de poste pour acquérir et/ou perfectionner les savoirs, compétences, mais également tout au long du parcours professionnel.

Missions / conditions d'exercice

Gestion des services postaux (formation Postale prévue) :

• Accueillir physiquement et par téléphone

• Réaliser des affranchissement manuels, ventes d’enveloppes, timbres-poste et prêt-à-poster

• Assurer les suivis des dépôts des objets, recommandés, retraits des lettres et colis en instance,

• Classer journalièrement des colis, lettres, recommandés, stocks

• Mettre en place quotidiennement des produits de vente et de communication

• Réceptionner, conseiller et informer le public par rapport aux services proposés par l’Agence Postale Communale (produits postaux).

Gestion des services financiers (formation Postale prévue et missions réalisées dans un second temps) :

• Retirer et remettre des espèces sur le compte courant postal (maximum 500 €)

• Retirer et remettre des espèces sur le livret d’épargne postal

• Transmettre les informations relatives aux transactions financières au bureau de Poste central (versements d’espèces sur le CCP ou livret d’épargne postal)

• Transmettre les besoins financiers et matériels au bureau postal central

• Assurer la tenue des opérations

Gestion de la Maison France services (formation externe et missions réalisées dans un second temps) :

• Donner au public une information de premier niveau à l’accueil

• Accompagner le public dans l’utilisation d’outils informatiques

• Aider le public dans la réalisation des démarches administratives en ligne (demande de documents, navigation sur des sites administratifs)

• Aider à résoudre des situations administratives complexes avec l’aide des partenaires

• Organiser les rendez-vous entre le public et les partenaires de la Maison France Services

Gestion du service CNI-Passeport (formation interne) :

• Instruire les demandes de délivrance et de renouvellement des C.N.I et des passeports biométriques

• Remise au public des CNI et passeports

• Renfort logistique pour la préparation des élections

PARTICULARITES DU POSTE

• Travail en Agence postale, Maison France Services et auprès du Service à la Population

• Travail varié et polyvalent

• Pas de contre-indication au port de charges (15 kg maximum)

• Pas d’appréhension pour manipuler la monnaie

• Bonne gestion du stress et de la gestion de conflits

• Rythmes horaires variables et susceptibles d’évoluer afin d’assurer la continuité de service :

L’agence postale et la maison France Services fonctionnent :

du lundi au vendredi de 12h30 à 18h00

le samedi de 9h à 12h.

Les agents réalisent les horaires suivants, par rotation (parfois des renforts) :

12h-18h30 du lundi au mercredi, 12h-18h15 du jeudi au vendredi et 9h-12 h le samedi matin (sur site)

8h30-12h30/13h30-16h30 du lundi au vendredi (pour le compte du Service à la Population)

Profils recherchés

Savoir être :

• Capacités relationnelles et sens de l’écoute

• Aisance dans les relations avec le public

• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe

• Disponibilité

• Ponctualité

• Esprit d’initiative,

• Discrétion professionnelle

• Capacité à alerter et informer le supérieur hiérarchique et les partenaires en fonction des difficultés rencontrées

Savoir / Savoir-faire :

• Accueillir le public

• S’exprimer clairement et reformuler les demandes

• Savoir enregistrer, gérer les opérations postales et financières courantes

• Savoir traiter les réclamations

• Savoir utiliser les outils informatiques et bureautiques (Word, Excel)

• Savoir gérer les situations de stress et réguler les tensions

• Savoir réagir avec pertinence aux situations d’urgence

• Faire preuve de discrétion professionnelle