Chargé(e) d’accueil et de service à l’usager

Descriptif de l'emploi

Nous recherchons avant tout une personne polyvalente, à l'aise avec le public et avec les outils numériques. Le poste ne correspond pas à un poste d'accueil classique : une part de l'activité est consacrée au traitement des demandes, à la gestion des données et à l'utilisation des outils métiers.

Une expérience dans l'accueil du public, l'administration, la relation usagers, l'informatique de gestion ou l'utilisation de logiciels métiers sera appréciée.

La capacité à s'approprier un outil tel qu'ECOCITO et à accompagner les évolutions numériques du service sera particulièrement recherchée.

Sous la responsabilité de la Présidente, du Directeur Général des Services (DGS), du Directeur du pôle opérationnel et de la Responsable communication animation, l’agent a pour mission d’assurer une relation usagers accessible, réactive et de qualité tout en contribuant à la gestion administrative, à l’utilisation des outils métiers et à la modernisation numérique du service.

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS

Accueil et relation usagers

Accueil physique et téléphonique

Réponse aux mails et demandes de premier niveau.

Orientation des appels et mails vers les personnes concernées

Information, orientation et accompagnement des prestataires, clients, usagers, élus

Gestion et contrôle des apporteurs des déchets entrants / sortant (pesée, ticket de pesée)

Gestion administrative

Gestion du courrier entrant/sortant et affranchissement

Gestion des fournitures administratives (stock, bons de commande, demandes)

Gestion des consommables alimentaires (boissons, gâteaux…)

Gestion des affichages dans le local personnel (notes, plannings)

Gestion des dossiers accueil nouvel embauché, des dossiers nouveau client

Revue de presse (réalisation et diffusion)

Numérique et ECOCITO

Utilisation quotidienne des outils numériques et logiciels métiers (pesée, radioactivité, Ecocito)

Création, modification et contrôle des données dans ECOCITO.

Suivi des demandes relatives aux accès déchetteries

Identification et traitement des anomalies

Participation à la fiabilisation des données et aux évolutions des outils.

Modernisation du service

Contribution à l’évolution des modalités d’accueil et de contact.

Participation à la mise en place des usages liés à la téléphonie numérique.

Accompagnement des usagers vers les services numériques.

Participation aux réflexions liées aux futures évolutions du contrôle d’accès et à la TEOMI.

PERSPECTIVE D'EVOLUTION DU POSTE

Le poste est susceptible d'évoluer avec la transformation numérique des services du SIETOM.

À moyen terme, le/la titulaire pourra notamment être amené(e) à participer à :

• l'évolution des outils de relation usagers ;

• l'amélioration de la qualité des données ;

• l'administration fonctionnelle de nouveaux outils ;

• l'accompagnement des usagers dans les nouveaux dispositifs numériques ;

• l'évolution des systèmes de contrôle d'accès ;

• la préparation et au déploiement des dispositifs liés à la TEOMI ;

• la définition de nouvelles modalités d'accueil et de relation avec les usagers.

Profils recherchés

COMPETENCES REQUISES

Connaissances/savoirs :

Techniques d'accueil et de relation avec le public.

Principes de communication téléphonique.

Bases de la gestion administrative.

Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques.

Appétence pour les logiciels métiers et les bases de données.

Compréhension des enjeux liés à la qualité des données.

Capacité à s'approprier rapidement de nouveaux outils numériques.

Savoir-faire :

Accueillir et renseigner différents publics.

Analyser une demande et identifier rapidement la réponse à apporter.

Gérer plusieurs sollicitations simultanément.

Utiliser efficacement les outils informatiques.

Saisir, contrôler et mettre à jour des données.

Identifier une anomalie et en assurer le suivi.

Rédiger des réponses claires et adaptées aux usagers.

Utiliser les outils de téléphonie numérique.

Formaliser une procédure ou un mode opératoire.

Travailler en transversalité avec les différents services.

Savoir-être :

Sens du service public et de la relation usagers.

Qualités relationnelles et capacité d'écoute.

Patience et pédagogie.

Aisance téléphonique.

Rigueur et fiabilité.

Organisation et autonomie.

Curiosité et appétence pour le numérique.

Capacité à apprendre et à faire évoluer ses pratiques.

Esprit d'équipe.

Discrétion et respect de la confidentialité.

Capacité à garder son calme face à des situations parfois conflictuelles.

ORGANISATION DU TRAVAIL

Lieu de travail :

La prise de poste se fait au SIETOM de Chalosse, sur le site des Partenses, 40250 Caupenne.

Conditions d’exercice :

- Temps de travail : 37 heures 30 / semaine,

- Horaires de travail : de 8h30 à 13h00 et de 13h30 à 17h20 (avec 1 lundi sur 2 de repos)

- Un jour de décharge du poste accueil et une 1/2 journée de fermeture de l’accueil

- Le port d'accessoires de protection est obligatoire lors des sorties sur le terrain

- Travail en bureau et poste d'accueil

- Grande adaptabilité vis-à-vis du public avec risques de tensions dans la relation au public