Chargé(e) d’Accueil et des Titres d’identités - COMMUNE DE ALTKIRCH

Vos missions en quelques mots

La Ville d’Altkirch recrute un(e) Chargé(e) d’accueil et des titres d’identité.

Rattaché(e) au service Population, l’agent assure l’accueil physique et téléphonique des administrés, les renseigne et les oriente dans leurs démarches. Il/Elle assure également la gestion et le suivi des demandes de titres d’identité (cartes nationales d’identité et passeports), dans le respect des procédures réglementaires en vigueur.

Il/Elle contribue ainsi à garantir un service public de proximité, de qualité et accessible à l’ensemble des usagers.

MISSIONS PRINCIPALES :

-Accueil : Sous la tutelle de son supérieur hiérarchique, l’agent aura à charge les missions suivantes :

Réceptionne des appels ; mise en relation et suivi des appels Trouve les informations nécessaires dans les documents mis à disposition Accompagne l’usager dans certaines démarches et orientation, si nécessaire vers le service compétent, parfois vers d’autres administrations Analyse la demande et apporte la réponse par le canal de contact le mieux adapté (téléphone, accueil physique, courriers et courriels) Applique la règlementation dans son domaine L’affranchissement du courrier, mise sous plis d’envois multiples. La tenue de l’affichage de l’espace accueil et la présentation des espaces dédiés. La remise des sacs de tri. La gestion de la voiture de service. L’inscription sur les listes électorales. Renseigne l’outil de suivi de la relation usager Délivrance d’actes d’État-Civil (naissance, mariage, décès)

-Titres d’identité :

L’agent aura diverses tâches de secrétariat liées au fonctionnement du service : Traite les dossiers administratifs simples et prendre en charge la pré-instruction de demandes complexes avant leur transmission vers le service compétent Procéder à la remise de nouveaux titres d’identités aux usagers Participe à la mise à jour de la documentation collective Classer les demandes en cours ainsi que les titres disponibles

RELATIONS FONCTIONNELLES :

Contacts directs et permanents avec le public, les élus et les partenaires de la Collectivité. Relations fréquentes avec les services municipaux. Représentation de la Collectivité dans ses missions d’accueil.

Profil recherché

SAVOIR FAIRE :

-Accueil physique et téléphonique :

Accueillir le public avec amabilité Prendre des messages S’exprimer clairement et reformuler les demandes Favoriser l’expression de la demande Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques Appliquer les règles de communication et de protocole Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous Mettre en relation des correspondants Gérer les situations de stress et réguler les tensions Réagir avec pertinence aux situations d’urgence Conserver neutralité et objectivité face aux situations S’adapter aux publics de cultures différentes Adapter son intervention aux différents publics Réguler l’entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité

-Renseignement et orientation du public :

Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence Présenter des documents d’information et de communication Gérer un planning de réservation Orienter vers les personnes et services compétents Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité Aider à rédiger des documents administratifs

-Savoirs socioprofessionnels :

Techniques d’accueil, règles de la communication Organisation et activités des services Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d’internet Caractéristiques des publics Notions en langues étrangères Techniques de médiation et de négociation Techniques de secrétariat Techniques de recherche d’information Connaissance de base en état civil.

Savoirs généraux :

Organisation et organigramme de la collectivité Organismes extérieurs en relation avec la collectivité Procédures de transmission des demandes Droits et obligations des usagers

SAVOIR ETRE :

Souriant(e) Courtoisie. Serviabilité. Disponibilité. Rigueur. Discrétion. Capacité Relationnelle. Bonne présentation.

CONDITIONS D’EXERCICE :

Travail en bureaux et guichet d’accueil avec horaires réguliers et amplitudes variables en fonction des heures d’ouverture du service.

Contact direct avec le public.

Les candidats intéressés sont invités à déposer leur candidature directement en ligne, via la plateforme Emploi-Territorial, en joignant les pièces suivantes : - Un curriculum vitae détaillé ; - Une lettre de motivation ; - Pour les agents titulaires, le dernier arrêté de situation administrative.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Vacant à partir du 01/01/2027

Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager