Chargé(e) d'accueil et secrétariat polyvalent(e)

Descriptif de l'emploi

Assurer le bon fonctionnement administratif, et organisationnel de la mairie en collaboration étroite avec le maire, les élus et la secrétaire générale, tout en garantissant un service public de qualité pour les administrés.

Missions / conditions d'exercice

Activités régulières :

Gestion administrative :

Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés. Tenue des permanences au public.

Rédiger, mettre en forme et gérer les courriers, invitations, comptes rendus, décisions et arrêtés municipaux.

Tenir à jour les registres officiels (état civil, listes électorales, arrêtés etc.).

Gestion des stocks de fournitures administratives et réalisation des commandes.

Classement et archivage.

Gestion de l’état civil :

Établir et délivrer les actes d’état civil (reconnaissances, naissances, mariages, décès).

Gestion et enregistrement des dossiers de PACS.

Suivi du fichier citoyen (saisie des nouveaux arrivants et départs).

Recensement Journée Défense et Citoyenneté.

Suivre les procédures liées aux élections (inscriptions sur les listes électorales, radiations, convocation de la CCLE, aide à l’organisation des scrutins).

Suivi du cimetière : rédaction des arrêtés et suivi des concessions.

Urbanisme :

Enregistrement des dossiers et transmission au service instructeur.

Renseignements des pétitionnaires.

Affichage.

Informations et communications :

Diffuser les informations auprès des administrés (affichage, site internet).

Servir d’interface entre la mairie et les organismes extérieurs.

Activités occasionnelles :

Coordinateur communal du recensement de la population.

Secrétariat du CCAS (réunions, classement).

Gestion de la chasse.

Profils recherchés

Savoir :

Expérience antérieure souhaitée.

Connaissance des règles administratives des collectivités territoriales.

Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, logiciels métiers (Berger-Levrault).

Savoir-faire :

Rédiger des documents administratifs clairs et conformes.

Assurer une organisation efficace des dossiers et des priorités.

Accueillir et informer le public avec diplomatie.

Savoir-être :

Sens de la discrétion et de la confidentialité.

Rigueur, polyvalence et autonomie.

Esprit d’équipe et capacité d’adaptation.