Chargé.e d'accueil

Descriptif de l'emploi

Le/la chargé.e d’accueil est la première personne que les visiteurs, les agents ou les usagers rencontrent au sein de l'administration. Il/elle assure l’accueil physique et téléphonique, informe et oriente les personnes, répond aux demandes de premier niveau et veille à transmettre une image positive et professionnelle de la structure.

Ses missions consistent également à gérer les rendez-vous, réceptionner et transmettre les messages, traiter les demandes courantes, effectuer certaines tâches administratives et assurer la circulation des informations auprès des différents services. Il/elle doit faire preuve de disponibilité, de discrétion, de réactivité et d’un bon sens du relationnel afin de garantir un accueil de qualité.

Missions / conditions d'exercice

Assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes extérieures et du personnel des autres services

Accueillir et orienter les administrés et le personnel vers l'interlocuteur pouvant répondre à leur demande

Fournir les informations de bases sur les horaires d'ouverture et les missions des service municipaux

Assurer l'accueil en mairie ou en dehors de la mairie des personnalités et/ou invités reçus pendant et en dehors des heures de services.

Profils recherchés

CAP/BEP dans les domaines de l’accueil, de la relation client ou des services.

Bac professionnel Métiers de l’accueil.

Savoirs

Connaître les procédures d’accueil.

Connaître les services et les interlocuteurs de la structure.

Connaître les règles de communication professionnelle.

Connaître les outils bureautiques et les logiciels de gestion des visiteurs.

Connaître les règles de confidentialité et de sécurité.

Savoir-faire :

Accueillir les visiteurs et identifier leurs besoins.

Répondre aux appels téléphoniques et transférer les communications.

Informer et orienter les usagers vers les bons interlocuteurs.

Gérer les rendez-vous et les agendas.

Rédiger et transmettre des messages professionnels.

Utiliser les outils informatiques et les logiciels de gestion.

Gérer les demandes et les réclamations avec méthode.

Appliquer les procédures administratives

Savoir-être :

Faire preuve de courtoisie et de politesse.

Être à l’écoute et disponible.

Être patient et diplomate.

Faire preuve de discrétion et de confidentialité.

Être organisé, rigoureux et ponctuel.

Savoir garder son calme face à une situation difficile.

Faire preuve d’adaptabilité et d’esprit d’équipe.

Avoir une présentation professionnelle.