Chargé(e) de coordination administrative et institutionnelle

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité de la Directrice générale des services, le chargé de coordination a pour mission d’assurer le lien entre les différents services, organismes et institutions. Il participe à la préparation, au suivi et à l’anticipation des dossiers stratégiques de la commune.

Missions / conditions d'exercice

Gestion administrative

- Suivi administratif des dossiers

- Suivi des échéances, procédures et obligations

- Préparation des dossiers et documents nécessaires aux démarches auprès des administrations/institutions

- Élaboration de notes, fiches de synthèse, courriers, comptes-rendus ou documents de synthèse

- Veille règlementaire

Relations avec les organismes et institution

- Suivi des relations et des dossiers avec les différents échelons administratifs et territoriaux : État, Préfecture et services déconcentrés, Région, Département, intercommunalité et établissements publics

- Veille sur les évolutions réglementaires, institutionnelles et politiques intéressant la commune

- Recherche de partenariat

Grands projets & prospective

- Suivi transversal des grands projets structurants de la commune

- Suivi des calendriers, échéances, partenariats

- Identification des points d’alerte, blocages

- Contribution à la recherche de financements, partenariats et dispositifs d’accompagnement.

- Coordination des intervenants internes et externes

Profils recherchés

Formation supérieure en droit public, administration publique, affaires publiques, communication institutionnelle ou domaine équivalent.

Une première expérience dans le secteur public, institutionnel, politique ou territorial constitue un atout, sans être indispensable. Le poste requiert avant tout une forte capacité d’apprentissage, de curiosité et d’adaptation.

Qualités recherchées :

- Excellentes capacités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse.

- Bonne connaissance de l’environnement institutionnel.

- Capacité à comprendre rapidement des dossiers complexes et à en identifier les enjeux.

- Rigueur, organisation, réactivité et capacité d’anticipation.

- Aisance relationnelle et capacité à travailler avec des interlocuteurs variés.

- Autonomie progressive et goût pour la prise de responsabilité.

- Discrétion, loyauté et respect absolu de la confidentialité.

Une connaissance du fonctionnement des collectivités et du territoire de Saint-Maximin-la-Sainte-Baume et de la Provence Verte serait appréciée, sans constituer un prérequis.

ENVIRONNEMENT DU POSTE

Le collaborateur travaille au quotidien avec la Direction Générale des Services, les services municipaux, Madame le Maire et les élus.

Le poste nécessite disponibilité, souplesse d’horaire et capacité à gérer des priorités évolutives, notamment lors des réunions, événements et échéances institutionnelles.

Le poste est conçu comme une fonction évolutive : la capacité à apprendre rapidement, à gagner en autonomie et à prendre progressivement en charge des dossiers stratégiques sera particulièrement valorisée.