Chargé(e) de Gestion Administrative et Comptable

Descriptif de l'emploi

La Communauté d’Agglomération Melun Val-de-Seine, près de 139 000 habitants, est un territoire en plein développement porté par un volontarisme politique qui a permis de renforcer son positionnement sur le territoire Francilien. A 25mn en train de la gare de Lyon depuis Melun (également desservie par le RER D), idéalement située entre le Grand Paris et la forêt de Fontainebleau, reconnue réserve de biosphère par l’UNESCO, la Communauté d’agglomération de Melun Val de Seine offre une diversité de cadres de vie, urbains ou ruraux. Sa vie culturelle, ses clubs sportifs, ses paysages des bords de Seine, son dynamisme associatif et économique, son pôle universitaire de 5400 étudiants, la politique de développement des compétences des agents communautaires, sont autant d’atouts pour y conjuguer qualité de vie et réussite.

Missions / conditions d'exercice

① Gestion administrative de l’université inter-âges

• Assurer le secrétariat de direction

• Participer à l’accueil physique et téléphonique

• Gérer le classement et l’archivage de documents

• Suivre les conventions

② Gestion financière et comptable

• Assister la directrice à l’élaboration et au suivi du budget

• Produire et mettre à jour des tableaux de bord financiers et statistiques

• Réaliser des études budgétaires et comptables ponctuelles

• Participer à la coordination, gestion et contrôle des procédures budgétaires et comptables de l’UIA

• Assurer la gestion des factures par la vérification des mentions obligatoires, le contrôle, l’enregistrement et le transfert dans le workflow sur le logiciel financier,

• Réceptionner, traiter, vérifier et classer des pièces comptables

• Exécuter des procédures comptables, en particulier des engagements, commandes, et suivi des factures,

• Assurer les missions de régisseur titulaire (Recettes et Avances)

• Gérer des remboursements

③ Gestion des intervenants

• Assurer la gestion mensuelle de la rémunération des intervenants (salaires et factures)

• Assurer le suivi administratif et des paiements ainsi que la vérification des différentes pièces nécessaires

④ Organisation et suivi des activités

• Participer à la conception et à l'actualisation des documents (flyers des cours, affiches des conférences, dossier d’inscription, dossier des professeurs, etc.)

• Produire les bilans d'activité et les indicateurs de fréquentation

• Procéder aux inscriptions des étudiants aux différents cours, activités, sorties culturelles et conférences

• Aider à la préparation de la future programmation (gestion des candidats, tableau de projet budgétaire de la programmation)

• Garantir la bonne logistique de l’UIA (achat des matières premières pour les cours de cuisine et des fournitures de bureau)

• Participer ponctuellement aux manifestations organisées par l'UIAaGestion administrative de l’université inter-âges

• Assurer le secrétariat de direction

• Participer à l’accueil physique et téléphonique

• Gérer le classement et l’archivage de documents

• Suivre les conventions

② Gestion financière et comptable

• Assister la directrice à l’élaboration et au suivi du budget

• Produire et mettre à jour des tableaux de bord financiers et statistiques

• Réaliser des études budgétaires et comptables ponctuelles

• Participer à la coordination, gestion et contrôle des procédures budgétaires et comptables de l’UIA

• Assurer la gestion des factures par la vérification des mentions obligatoires, le contrôle, l’enregistrement et le transfert dans le workflow sur le logiciel financier,

• Réceptionner, traiter, vérifier et classer des pièces comptables

• Exécuter des procédures comptables, en particulier des engagements, commandes, et suivi des factures,

• Assurer les missions de régisseur titulaire (Recettes et Avances)

• Gérer des remboursements

③ Gestion des intervenants

• Assurer la gestion mensuelle de la rémunération des intervenants (salaires et factures)

• Assurer le suivi administratif et des paiements ainsi que la vérification des différentes pièces nécessaires

④ Organisation et suivi des activités

• Participer à la conception et à l'actualisation des documents (flyers des cours, affiches des conférences, dossier d’inscription, dossier des professeurs, etc.)

• Produire les bilans d'activité et les indicateurs de fréquentation

• Procéder aux inscriptions des étudiants aux différents cours, activités, sorties culturelles et conférences

• Aider à la préparation de la future programmation (gestion des candidats, tableau de projet budgétaire de la programmation)

• Garantir la bonne logistique de l’UIA (achat des matières premières pour les cours de cuisine et des fournitures de bureau)

• Participer ponctuellement aux manifestations organisées par l'UIA

Profils recherchés

COMPETENCES

Savoir faire

• Participation aux réunions

• Rédaction de compte-rendu

• Bonne maîtrise de l’orthographe et de la grammaire

• Intégrer les priorités de l’UIA dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat

▪ Fonctionnement des collectivités et des principes de la comptabilité publique

▪ Parfaite maitrise d’Excel et des outil bureautiques : Word, Powerpoint

▪ Elaboration de tableaux de bord et suivi budgétaire

Savoir être

• Capacité d’adaptation face à des interlocuteurs variés et notamment un public sénior

• Rigueur et discrétion

• Sens de l’accueil et du service public

• Qualités relationnelles

• Goût pour le travail d’équipe

• Sens de l’organisation

• Disponibilité

- Formation Bac à Bac + 2 en gestion administrative, comptabilité, gestion PME-PMI

- Expérience réussie en gestion administrative et financière d’au moins 1 ans

- Parfaite connaissance des règles de la comptabilité publique

- Parfaite connaissance de la FPT

- Idéalement connaissance de logiciels métiers : I-muse, Ciril…

Temps complet

Télétravail possible (1 jour)