Chargé(e) de gestion administrative

Vos missions en quelques mots

Ce pôle, rattaché à la direction du département, assure un appui stratégique et opérationnel à l'ensemble de la structure principalement dans les domaines financiers, comptables et achat, mais également dans les domaines communication, gestion RH de proximité et mise en place de procédures qualité. Sous l'autorité d'une cheffe de pole de Catégorie A, il comprend 3 agents.

En tant que Chargé(e) de gestion administrative, en lien avec l'ensemble des encadrants du département et les chargés de mission dédiés de la sous-direction, vous assurerez le rôle d'assistante de la direction du département avec la gestion de la correspondance (courrier et courriels de la boite d'unité), l'archivage des dossiers, la programmation des réunions et autres activités de secrétariat. Vous assurerez aussi le support fonctionnel du département en gérant les fournitures, les besoins matériels des nouveaux arrivants... Vous pourrez aussi être amené à rédiger des compte-rendu de réunion.

Vous aurez également à traiter la gestion de proximité de la composante « ressources humaines » du département.

A ce titre, vous :

- Etablirez et tiendrez à jour l'ensemble des documents de suivi dédiés (congés, TT, présence, organigramme, tableau d'effectif...) ;

- Suivrez les sujet autorisations de conduire, ordre de mission, déplacements, habilitations, arrêts maladie et diverses absences,

- Accompagnerez l'arrivée des nouveaux agents au sein du département et aiderez les agents du département dans leurs sujets RH ;

- Suivrez les cycles mobilités en coordonnant les réponses du département sur les mobilités entrantes et en assurant le suivi des pièces administratives de ces candidats ;

- Coordonnerez les réponses du département aux différentes enquêtes RH ;

- Suivrez la mise à jour des fiches de postes,

- Mettrez en place un outil de suivi des cycles de recrutement, de promotion et de prime.

Par ailleurs, vous travaillerez également à l'ordonnancement des astreintes de la sous-direction. Pour cela, vous :

- Piloterez les astreintes du département ;

- Assurerez le lien avec la sous-direction concernant celles de la direction ;

- Analyserez les rapports d'astreinte.

Enfin, en fonction de l'activité du pôle, et en binôme avec les autres membres du pole, vous pourrez participer à la composante achat et à la mise en place d'actions de communication ou de processus qualité.

Profil recherché

Compétences techniques et savoir-faire :

- Connaissances dans le domaine de la gestion des ressources humaines,

- Expérience dans le domaine du secrétariat,

- Maitrise du parapheur électronique

- Maitrise des outils de calcul (Cal, Excel, ...) et d'écriture (Libre Office, Word, ...)

- Facilité d'organisation et de méthode,

- Capacité à gérer plusieurs sujets en même temps (RH, Astreintes, ...)

- Faculté à déceler les urgences et les priorités,

- Rédaction de plannings, comptes-rendus

Savoir-être :

- Qualités relationnelles, goût pour le contact et diplomatie.

- Discrétion et respect de la confidentialité des informations,

- Autonomie, esprit d'initiatives et sens du compte rendu

- Capacité d'adaptation,

- Réactivité et Curiosité

- Rigueur

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Personnes à contacter

• [email protected] • [email protected]

Personnes à contacter :

[email protected] , cheffe de pôle

[email protected], chef de département

[email protected], chef de département adjoint

Copie : [email protected]

Groupe IFSE (obligatoire) par catégorie de fonctionnaires A+ABC : cf. note de gestion RIFSEEP du MATTE : 1 ou 2 selon l'ancienneté

N° RenoiRH (obligatoire) E000028626

Possibilité de télétravail 6 jours de télétravail par mois

- Un ordinateur portable,

- Poste de travail affecté, au sein d'un bureau partagé à la défense

Ce poste est ouvert à tout candidat compétent, qu'il soit fonctionnaire ou non. Le recrutement d'un candidat non fonctionnaire se ferait sur le statut de contractuel, a priori pour un contrat de 3 ans (à confirmer avec le recruteur), après constat de l'absence de candidature de fonctionnaire adaptée (fondement juridique : 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique de L'État). A l'issue du contrat de 3 ans, il est envisageable de poursuivre en CDI ou par un autre contrat de 3 ans, sous réserve de l'accord des parties.

Vacant à partir du 01/01/2027

Assistante / Assistant de direction