Chargé(e) de gestion administrative (population, assemblées, état civil, élections)

Descriptif de l'emploi

Accueil physique et téléphonique

Gestion de l'état civil, des élections, du recensement à la population

Gestion administrative et réglementaire du cimetière

Assistance du DGS sur l'organisation des assemblées (conseil municipal, conseil d'administration du CCAS, commissions) : préparation des convocations, mise en forme et relecture des projets de délibérations et des PV, transmission au contrôle de légalité, organisation matérielle et logistique des réunions

Assistance du DGS sur l'administration générale et notamment gestion du courrier entrant, sortant, suivi des réponses aux usagers

Missions / conditions d'exercice

Sous l'autorité du DGS, vous aurez en charge les missions suivantes :

Gestion de l’état civil

o Réception, instruction et établissement des actes d’état civil (naissance, mariage, PACS, décès, reconnaissance parentale, etc.)

o Tenue administrative des registres d’état civil et délivrance d’extraits ou copies aux administrés

o Préparation des dossiers de mariage, organisation des cérémonies civiles, réalisation des mises à jour (mentions, livrets de famille).

Accueil physique et téléphonique de la mairie

o Garantir l’accueil des usagers, répondre aux demandes d’information et d’orientation

o Gestion du courrier, des mails, affichage et diffusion des informations municipales

o Assistance à la rédaction de documents administratifs simples et accompagnement des démarches

o Mettre à disposition les imprimés et documents communaux

Suivi des assemblées et contrôle de légalité

o Préparer les convocations des commissions, du conseil municipal et, le cas échéant, des autres instances communales (commissions thématiques, CCAS, conseil municipal, etc.)

o Veiller au respect des délais légaux de convocation et à la transmission régulière des dossiers préparatoires aux membres de chaque assemblée

o Informer la hiérarchie et les élus du calendrier et des modalités réglementaires à respecter

o Assurer la l’organisation matérielle des séances : réservation de salle, préparation des documents de séance, listes d’émargement et calcul du quorum selon les règles du CGCT

o Préparer l’ordre du jour, en collaboration avec le DGS, et gérer la convocation des invités ou intervenants extérieurs

o Mettre en forme après la séance le procès-verbal : vérification de la conformité formelle, saisie précise des débats, relevé des votes et des décisions prises

o Mettre en forme une note de synthèse claire pour accompagner les dossiers soumis en séance, permettant aux élus et membres de comprendre les enjeux des délibérations et actes à examiner

o Assurer l’archivage des PV, notes de synthèse et autres documents relatifs aux séances dans le respect des normes de conservation

o Vérifier la conformité des actes adoptés lors des assemblées (délibérations, arrêtés, décisions) en vue de leur transmission au contrôle de légalité, selon les prescriptions du CGCT

o Rassembler et transmettre dans les délais impartis (généralement 15 jours après signature pour les actes soumis à cette obligation) l’ensemble des documents à la préfecture ou sous-préfecture (format dématérialisé ou papier)

o Assurer le suivi des accusés de réception et répondre, en lien avec la hiérarchie, à toute observation soulevée par le représentant de l’État (lettres d’observation, éventuelles rectifications ou retraits d’actes)

o Mettre en place et tenir à jour un registre chronologique des actes transmissibles et archivés.

Gestion administrative et réglementaire du cimetière

o Accueil et information des familles et opérateurs funéraires, gestion des concessions (attribution, renouvellement, mutation)

o Enregistrement et suivi des opérations funéraires (inhumations, exhumations, crémations, dispersions)

o Mise à jour des plans et registres du cimetière, suivi règlementaire et administratif

o Informatisation des données du cimetière communal

Organisation et gestion des élections

o Gestion et mise à jour des listes électorales et du Répertoire Électoral Unique (REU)

o Préparation et organisation matérielle des scrutins électoraux : convocations, procès-verbaux, dispositifs de vote

o Accueil et orientation des électeurs le jour du vote, coordination des opérations dans les bureaux de vote

Recensement de la population

o Assurer l’organisation du recensement général communal

o Tenue et mise à jour des listes de recensement, accompagnement des agents recenseurs en lien avec la hiérarchie

o Suivi administratif des opérations, vérification des données transmises à l’INSEE et aux acteurs institutionnels

Coordination, organisation des cérémonies et évènements

Organisation des vœux, repas des anciens, 11 novembre, etc…

Gestion de la réservation des salles communales

Assistance du DGS dans les dossiers de gestion courante : réponses aux usagers, gestion du courrier entrant, sortant, rédaction de comptes-rendus de réunions, de courriers divers

Missions secondaires du poste :

Communication et mise en ligne d’informations :

o Mise en ligne des actualités, informations institutionnelles et administratives sur le site internet et Panneau Pocket, suivi de la bonne diffusion des informations auprès des administrés

Profils recherchés

- SAVOIRS :

- Connaissance du droit et de la réglementation de l’état civil, du funéraire, des élections et du recensement

- Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers de l’état civil, du cimetière, des élections et du recensement.

- Pratique de la communication auprès de publics variés, capacité à informer, reformuler et orienter

- Connaître les instances et les processus de décision de la collectivité

- Maîtriser les techniques rédactionnelles

- Connaître et respecter les procédures administratives

- SAVOIR FAIRE :

- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;

- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;

- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;

- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;

- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers

- rechercher des informations, notamment réglementaires ;

- vérifier la validité des informations traitées.

- SAVOIR ETRE :

- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public

- être capable de gérer des dossiers très variés ;

- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;

- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).