Chargé(e) de guichet unique

Descriptif de l'emploi

- Assurer l’accueil et l’accompagnement auprès des familles dans leurs démarches d’inscriptions et de paiements des différentes prestations.

- Suivi de la facturation

- Régisseur suppléant dans le cadre d’une régie de recettes

Missions / conditions d'exercice

• Accueil, orientation et renseignement auprès du public (physique et téléphonique)

• Assurer l’actualisation des informations et documents mis à disposition des usagers, sur le guichet physique et sur le Portail Famille.

• Accompagnement méthodologique dans l’accès aux réservations pour les usagers

• Traitement des dossiers d’inscription et de pré-inscription

• Traitement des réservations et des absences aux différentes structures (ALP/ALSH)

• Traitement des factures, tenue comptable, suivi des paiements

• Contrôles des remontées pointages (Restauration collective)

• Traitement des demandes des familles et du Portail Familles

• Commande des repas auprès du prestataire et suivi

• Classement et archivage méthodique des dossiers

• Suivi des données CAF

Profils recherchés

SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS

• Aisance relationnelle, modalités d’accueil du public

• Adopter une posture professionnelle dans l’accueil et la relation aux familles : savoir écouter, apporter une information claire et adaptée, aller à l’essentiel, expliquer les procédures de manière factuelle et orienter les échanges vers la recherche de solutions. Maintenir une distance professionnelle et une communication adaptée, y compris dans les situations de mécontentement ou de tension, en faisant preuve de calme, d’empathie et de fermeté.

• Connaissances de l’environnement territorial, du fonctionnement d’une collectivité

• Connaissances en bureautique, traitement des courriels, maitrise des logiciels (Word, Excel, Portail Familles …)

• Gestion des dossiers administratifs

SAVOIR GENERAUX

• Capacité à rendre compte de manière pertinente à son supérieur hiérarchique

• Rédaction, saisie informatique et actualisation des dossiers

• Esprit de polyvalence et capacité à la double tâche

• Rédaction et tenue d’un affichage informatif à jour

• Savoir gérer les priorités

SAVOIR-ETRE

• Méthodique

• Avoir l'esprit d'initiative

• Respect de la déontologie, devoir de réserve et de discrétion

• Polyvalent

• Sens des priorités

• Rigoureux

• Capacité d’adaptation

• Autonome