Chargé(e) de la commande publique et des financements de projets

Descriptif de l'emploi

Placé(e) sous l'autorité du Directeur des Moyens Généraux, vous serez en charge de la commande publique et des financements de projets. Vous aurez également en mission secondaire une aide active à la gestion de l'informatique et de la téléphonie.

Missions / conditions d'exercice

1- Rédaction contractuelle – assistance pour application du contrat

Accompagnement des services opérationnels dans la définition de leurs besoins (vérifier la bonne expression du périmètre d'achat, l'adéquation des critères de jugement à l'objectif d'achat, introduction de moyens coercitifs proportionnés au contrat, etc.),

Conseiller les services dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais;

Rédaction des Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE) en collaboration avec les services acheteurs au travers de remarques sur les pièces techniques, financières, etc., et proposition de pièces administratives adaptées aux besoins

Relecture des Dossiers de Consultation élaborés par des prestataires extérieurs (AMO – maîtres d'œuvre, etc.) et proposition d'amélioration le cas échéant pour correspondre à la politique d'achat définie par la collectivité

Mise en forme finale du Dossier de Consultation, publication et mise en ligne de la consultation sur les plateforme dédiées.

Assistance auprès des services opérationnels pour l'exécution du contrat (rédaction de courriers de rappel au contrat et rédaction de mise en demeure)

2- Réaliser la gestion des procédures d'achat

Définir la procédure à mettre en œuvre

Optimiser la qualité, les coûts et les délais des procédures

Piloter les procédures de passation des marchés publics

Saisine et publication des marchés publics sur le logiciel de rédaction, publication des marchés publics sur le profil d'acheteur

inscription à l'ordre du jour des commissions

gestion des demandes de précision des candidats en lien avec le service opérationnels et diffusion des erratums

ouverture des plis et saisie sur logiciel

vérification de la présence matérielle des pièces

demandes de complément aux dossiers de candidature

organiser les négociations, demandes de précision, offres anormalement basses ….

vérification des rapports d'analyse

gestion des mises au point

Répondre aux questions des candidats évincés et communication des documents administratifs demandés par les sociétés non retenues

3- Gestion des notifications des marchés

Gestion administrative des attributions et envoie des courriers aux candidats retenus et non retenus

Transmission au contrôle de la légalité

Notification, rédaction et publication des avis Ex Ante et Avis d'Attribution

Enregistrer les caractéristiques du contrat sous le logiciel et mise à jour des données

Saisine des données essentielles sur le logiciel et le profil d’acheteur ainsi que sur l'OECP (observatoire économique de la commande publique);

Diffusion des documents aux services opérationnels

4- Gestion des actes administratifs d'exécution

Etablir et notifier les avenants (rédaction, CAO, contrôle de la légalité, notification, diffusion)

Gestion administrative des nantissements

Gérer les actes de sous-traitance (solliciter l'agrément technique auprès des services acheteurs, mise en signature, notification, diffusion au service des finances, au service opérationnel et aux partenaires extérieurs)

Diffuser les bonnes pratiques d'exécution auprès des services

5- Organiser les commissions (Commission d'Appel d'Offres et d'attribution, Délégation de Service Publique, Jury, CAO de groupement de commandes, auditions, etc.)

Organisation matérielle des séances (suivi des ordres du jour - convocations – réservation de salle- organisation du quorum - constitution des dossiers à diffuser aux membres de la CAO..)

Rédaction des procès-verbaux en séance

6- Informations des élus, agents, services

Répondre aux questions des élus, agents et les assister dans la définition de leurs besoins et dans l’analyse des offres, etc.

Expliquer la réglementation aux différents interlocuteurs de la collectivité (élus, agent, service, encadrement hiérarchique…)

7- Assurer l’accueil téléphonique et physique du service

Renseigner les représentants des entreprises et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent

Enregistrer les dépôts d'offres

Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels de la boîte mail générique du service

Analyser le caractère d’urgence des informations à transmettre

8- Assurer la logistique du service

Suivre le courrier ainsi que les parapheurs

Notification des courriers (rédaction des LRAR, via le profil acheteur, etc.)

Réception et vérification des documents administratifs remis par les entreprises (attestations, compléments de candidature, …)

Planification des réunions et rédaction des comptes rendus

9- Gestion et suivi budgétaire des marchés

Engagement des bons de commande et marchés par budget

Contrôle et liquidation des factures

Rédaction des certificats d’acomptes le cas échéant (révision de prix, retenues de garantie, caution bancaire…)

Répondre aux sollicitations de la Trésorerie

Suivi des antennes financières de publicité par budget et section

10- Gestion des subventions -DETR/DEPARTEMENT/DESIL, etc…

Elaboration et suivi des demandes de subventions depuis la rédaction jusqu'au dépôt des dossiers, incluant les aspects budgétaires (demandes de paiement, acomptes, soldes, déclarations de démarrage, etc.)

Gestion du reporting des subventions reçues, depuis la rédaction des rapports d'étapes jusqu'au rapport final

Engagement financier et liquidation de l'ensemble des dossiers

Recherche de financements auprès de l’ensemble des partenaires institutionnels, pour tout type de financements (subventions, mécénat, dons, etc.)

11- Être alerte et rendre compte auprès du Directeur des moyens généraux

12 – Sécurité Juridique

Veille juridique générale

Sécurité juridique des actes de la Collectivité

13- Tâches diverses :

Mettre à jour des tableaux de bord

Organiser les archives du service, leur versement et leur retour le cas échéant

Profils recherchés

Connaissance théoriques

Maîtrise de la réglementation en matière de commande publique

Niveau de diplôme BAC +3 ou BAC+5 en droit public/marchés publics

Savoir faire

Capacité à prioriser les projets et les tâches – Avoir une vision globale du fonctionnement des services.

Formation indispensable en marchés publics. Expérience professionnelle indispensable en marchés publics en Collectivité.

Votre maîtrise de la réglementation en matière de commande publique, vous permet de sécuriser les processus commande publique et de développer un contrôle qualité. Vous êtes autonome et reconnu(e) pour votre capacité à proposer des solutions conciliant respect de la réglementation et réponse aux enjeux de la collectivité.

Vous avez une expérience réussie en marchés publics. Vos qualités relationnelles, votre capacité d'analyse des enjeux, votre sens de l'écoute et de la pédagogie vous permettront d'ajuster au mieux vos actions pour contribuer à la cohésion d'équipe. Votre rigueur et votre discrétion sont nécessaires pour l'exercice de vos fonctions.

Bonnes connaissances des marchés publics et du droit public en général.

Maitrise des outils bureautiques : Pack Office, la connaissance du logiciel Berger Levrault et logiciel de gestion de marchés 3P et plateforme MPE27 ATEXO serait appréciée.

Capacités rédactionnelles

Optimiser la qualité, les coûts et les délais des procédures

Respect des échéances

Gestion du temps et des priorités

Travailler en équipe

Règles budgétaires et comptables des marchés publics et de la comptabilité publique

Appliquer les clauses administratives et financières d'un marché

Savoir être

Discrétion absolue, grande aisance rédactionnelle et sens de l’écoute, rigueur et conscience professionnelle, polyvalence et autonomie

Capacité relationnelle - esprit méthodique et rigueur. Sens du travail en équipe et du service public.

Sens pratique et réactif, disponibilité & esprit d'initiative. Respect absolu de la confidentialité des informations traitées.

Aisance relationnelle

Négociateur/Conciliateur

Autonome

Rigoureux

Organisé

Discret

Disponible