chargé(e) de la gestion des assemblées

Descriptif de l'emploi

Située en Nord-Isère, la communauté de communes des Balcons du Dauphiné est une intercommunalité dynamique, au service de 47 communes et 81 402 habitants. Cette collectivité, attachée aux valeurs de solidarité, de respect et d’égalité, dispose d’orientations politiques ambitieuses pour accompagner les transitions tout en garantissant le développement territorial durable grâce à des services publics de qualité, et dans un esprit de coopération avec les communes.

Dans le cadre du processus décisionnel et afin de pouvoir faire émerger les décisions politiques eu égard aux enjeux portés, la communauté de communes est dotée d’instances tout comme les deux établissements publics qui lui sont rattachés (Office de tourisme, centre intercommunal d’actions sociales). Elle s’est dotée d’un logiciel courant 2025 pour accroître l’efficience de ses process, logiciel en cours de déploiement.

Dans ce contexte, la communauté de communes des Balcons du Dauphiné recrute :

Un(e) chargé(e) de la gestion des assemblées à temps complet

Rattaché au service de la sécurisation de l’action communautaire et en lien étroit avec le service méthode et organisation, le(la) chargé(e) coordonne le processus de préparation des débats et décisions des assemblées.

Missions / conditions d'exercice

Coordonner l’ensemble des instances de la collectivité et des établissements qui lui sont rattachés (Office de tourisme / Centre Intercommunal d’Actions Sociales) et être garant du bon déroulement du processus décisionnel.

Assurer la qualité, la sécurité juridique et le respect des procédures relatives aux actes administratifs et au fonctionnement des instances délibérantes de la communauté de communes et des établissements rattachés.

Préparation des instances :

- Élaborer et proposer un planning annuel des instances et les rétroplannings afférents.

- Préparer, centraliser et contrôler les projets de rapports, de délibérations, de décisions en assurant par la relecture des éléments une analyse critique.

- Constituer les dossiers et convocations des réunions des instances délibératives de la collectivité, et fiabiliser les ordres du jour.

- Piloter l’organisation des séances des instances tant en termes de planification que d’organisation matérielle en lien avec les services supports (informatique / patrimoine / moyens généraux)

Déroulement des instances :

- Participer aux séances en présentiel des instances (conseil communautaire, bureau communautaire, …).

- Préparation des procès-verbaux et reprise des comptes-rendus et /ou rédiger des relevés de décision et comptes-rendus le cas échéant.

Suivi des instances :

- Assurer la gestion des actes administratifs : Publication des actes conformément à la réglementation (en lien avec la direction de la communication notamment), constitution du recueil des actes administratifs et du registre des actes.

- Transmettre au contrôle de légalité l’ensemble des actes afin d’en assurer le caractère exécutoire.

Accompagnement des directions et services :

- Accompagner les directions et services, diffuser et partager l’ensemble des procédures internes, circuits, calendriers et s’assurer de leur respect.

- Accompagner les agents notamment nouvellement arrivés à l’utilisation du logiciel oxyad (gestion des assemblées).

Poste à temps complet de catégorie B, ouvert aux agents titulaires de la fonction publique ou, à défaut, aux contractuels. Possibilité de télétravail.

Profils recherchés

- Très bonne connaissance des institutions territoriales et du fonctionnement des collectivités territoriales notamment du fonctionnement des assemblées et du cadre juridique.

- Qualité rédactionnelle et de synthèse.

- Capacités organisationnelles et d’adaptabilité face aux fluctuations de l’activité

- Qualités relationnelles et sens du travail d’équipe, avec des élus et des partenaires externes

- Être force de proposition et rendre compte

- Rigueur, autonomie, réactivité, disponibilité

- Devoir de réserve et sens du service public

- Contraintes horaires lors des instances