Chargé(e) de mission – Administration générale (h/f)

Descriptif de l'emploi

Placé(e) auprès de la direction générale, le/la chargé(e) de mission assure la sécurité réglementaire et administrative des actes de la collectivité, appuie les services dans leurs procédures et suit les dossiers stratégique de la direction

générale des services. Il/elle contribue à la qualité et à la fiabilité du fonctionnement administratif de la collectivité.

Missions / conditions d'exercice

1. Appui à la direction générale

- Préparer des notes de synthèse, notes diverses et éléments d'aide à la décision

- Traiter des dossiers transversaux confiés par le/la DGS

- Contribuer à l'harmonisation des procédures et à la rédaction de modèles, guides, règlements internes

2. Sécurisation des actes réglementaires

- Contrôler la légalité interne et externe des actes réglementaires : arrêtés du maire, décisions, délibérations, règlements, notes de service

- Rédaction des actes réglementaires : arrêtés, décisions et projets de délibérations

- Vérifier les compétences, la procédure, les visas, la motivation et les formalités de publicité et de transmission au contrôle de légalité

- Tenir et suivre le registre des actes ainsi que leur archivage

3. Suivi des conseils municipaux, de leur élaboration à leur exécution

- Participer à la préparation des séances : calendrier, collecte et validation des projets de délibération, ordre du jour, convocations, note explicative de synthèse

- Vérifier la conformité des projets de délibération avec les services concernés (budget, juridique, procédure)

- Assurer les délais légaux de convocation et de transmission des documents aux élus

- Contribuer à la préparation du déroulement de la séance (rapports, supports, quorum, pouvoirs)

- Suivre l'après-séance : procès-verbal, compte rendu, affichage, publication, transmission en préfecture, recueil des actes administratifs

- Suivre l'exécution des décisions prises et en rendre compte à la direction générale

4. Accompagnement à la sécurisation des marchés publics et des conventions

- Conseiller et accompagner les services dans les procédures de commande publique (définition du besoin, choix de la procédure, pièces de consultation, analyse des offres)

- Relire les cahiers des charges, règlements de consultation et pièces contractuelles

- Sécuriser les conventions (partenariat, mise à disposition, subvention, occupation du domaine public) : rédaction, relecture, transversalité avec le service juridique, circuit de signature

- Assurer le suivi des échéances, avenants, reconductions et pièces de suivi d'exécution

- Alerter la direction générale sur les risques identifiés

Profils recherchés

Savoirs

- Droit des collectivités territoriales (fonctionnement des assemblées, pouvoirs du maire, contrôle de légalité)

- Droit de la commande publique et des contrats

- Procédures administratives et règles de publicité des actes

Savoir-faire

- Analyser et sécuriser un acte ou un contrat

- Rédiger avec rigueur des actes, notes et courriers

- Planifier, organiser et suivre un calendrier à échéances contraintes

- Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels métiers (gestion des assemblées, parapheur électronique, marchés publics)

Savoir-être

- Rigueur, sens de l'organisation et fiabilité

- Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité

- Capacité d'écoute, pédagogie et esprit de service

- Réactivité, autonomie et sens de l'initiative

- Aptitude à travailler en transversalité avec les élus et les services