Chargé(e) de mission au cabinet de la Secrétaire générale

Vos missions en quelques mots

Votre mission consiste à garantir un suivi rigoureux et fluide des dossiers et des échanges de la secrétaire générale. Sous la responsabilité du chef de pôle et de son adjointe, cheffe de cabinet de la secrétaire générale, votre mission consiste à apporter un appui opérationnel et logistique à la secrétaire générale, son adjointe et son équipe (cheffe de cabinet incluse).

A ce titre, votre mission est d’assurer :

· Le développement et le renforcement de la visibilité et de la lisibilité de l’action du secrétariat général, en interne et en externe

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· La préparation et le suivi de réunions récurrentes ou ponctuelles et l’organisation de déplacements de la secrétaire générale : instances stratégiques des ministères, réunions interministérielles, réunions internes à l’équipe de la secrétaire générale

· Le suivi ou le traitement de la correspondance du secrétariat général, en lien avec le déploiement de la dématérialisation des parapheurs via l’application ELISE : rédaction, préparation et gestion de réponses, etc.

· L’élaboration ou la consolidation d’éléments de langage et de messages pour les interventions de la secrétaire générale et/ou de son adjointe, en lien avec la cheffe de cabinet.

· Le suivi et la prise en charge des demandes diverses de la secrétaire générale et de son adjointe

· En lien avec les assistantes du pôle, le pilotage et le suivi de la consommation de la dotation annuelle et de la maîtrise des moyens de fonctionnement de l’équipe d’appui

· En tant que de besoin, le/la titulaire du poste pourra également prendre en charge des dossiers ponctuels ou récurrents à caractère transversal, en fonction des priorités du cabinet et de l'actualité ministérielle.

Environnement de travail

Vous travaillez en étroite collaboration avec un large périmètre d’acteurs.

Vos atouts clés :

· Gestion polyvalente : traitement simultané de commandes urgentes, dossiers programmés et demandes transverses.

· Esprit d’analyse et de synthèse pour synthétiser des informations complexes.

· Rédaction administrative et excellence rédactionnelle : production de documents formalisés (courriers, notes, rapports) - orthographe irréprochable, syntaxe précise et maîtrise des registres de langue adaptés aux différents destinataires.

· Innovation et proposition : capacité à être force de proposition, à innover dans ses pratiques et à participer à l’amélioration continue des processus

· Diplomatie et discrétion dans les échanges avec des cadres dirigeants et partenaires institutionnels.

Profil recherché

Nous recherchons un(e) chargé(e) de mission dynamique et organisé(e) pour gérer des dossiers dans un environnement institutionnel stimulant. Vous jouerez un rôle clé dans le fonctionnement du cabinet de la secrétaire générale, garantissant une coordination et un suivi rigoureux et fluide des dossiers et échanges de la secrétaire générale.

Fort(e) d’une expérience en coordination institutionnelle, dans le secteur public, vous maîtrisez les rouages administratifs et la rédaction de documents, y compris des supports de présentation clairs et adaptés aux interlocuteurs et canaux de diffusion. Vous êtes rigoureux(se), autonome et doté(e) d’un sens aigu de l’organisation et de la confidentialité. Vous savez gérer les priorités avec efficacité et possédez une forte capacité d’analyse et de synthèse

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 7 Master/diplômes équivalents

Langues

• Français Autonome

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Merci de préciser, sur votre CV, si vous êtes fonctionnaire titulaire.

Le processus de recrutement : Transmettre CV et lettre de motivation via la plateforme de recrutement VIRTUO - Par la suite, si votre profil est retenu, vous serez reçu(e) pour un premier entretien avec le responsable du cabinet – affaires générales et son adjointe. - À l'issue de l'entretien, un test rédactionnel pourra être proposé afin d'évaluer vos compétences et votre capacité à répondre aux exigences du poste. - Un deuxième entretien avec la cheffe de service, adjointe à la secrétaire générale.

Nos ministères s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs recrutements. Une cellule d’écoute peut être contactée par les candidats ou les agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement ([email protected]).

A votre arrivée, vous bénéficiez d’un parcours d’intégration personnalisé à l’équipe d’appui de la secrétaire générale, d’un temps de découverte des missions du service et d’un accompagnement sur mesure pendant les premiers mois.

Nous rejoindre, c’est :

- Un site au cœur de Paris au sein d’un quartier agréable et accessible par les lignes 12 et 13 (métro Solférino / Varenne)

- Un espace de travail entièrement rénové en 2024 avec des salles de réunions équipées avec système de visioconférence, des espaces dédiées au travail collaboratif et un équipement informatique individuel récent et complet

- Un plan de formation diversifié

- Une vie associative riche (culturelle, artistique, sportive)

- Le Pass Education : un accès gratuit aux collections permanentes de plus de 160 musées et monuments nationaux

- Des restaurants administratifs et cafétérias

- Un appui en matière de recherche de logement locatif

- Une prise en charge adaptée si vous êtes en situation de handicap

Responsable sectorielle / sectoriel