Chargé(e) de mission

Descriptif de l'emploi

- Assurer l’instruction des dossiers d’aides sociales légales :

(Placements personnes âgées et/ou handicapées, dossiers d’obligations alimentaires, dossiers d’Allocation de Solidarité aux Personnes Agées, ….)

- Accueillir le public

- Renseigner sur les dispositifs existants

- Instruire et transmettre le dossier de demande

- Assurer le suivi des procédures et des décisions

- Tenir et mettre à jour régulièrement un tableau de suivi des dossiers d’aides sociales

- Assurer l’instruction des dossiers d’aides sociales facultatives :

(Dossiers d’accès à l’épicerie sociale, dossiers d’aides financières et FSL Charges, accès au microcrédit social, portage de repas, téléalarme, gestion administrative des conventions « Permis Citoyen »,…)

- Assurer la fonction de mandataire des régies du CCAS

- Encaisser

- Assurer des missions de gestion RH et comptabilité :

- Déclaration préalable à l’embauche du personnel auprès de l’URSSAF

- Déclaration des accidents de travail du personnel

- Programmation des visites médicales des agents permanents et des salariés en insertion

- Rédaction des arrêtés en lien avec le service RH de la Mairie

- Gestion des ordres de missions (mise à la signature, ..)

- Mise à jour des procédures et des documents afférents aux ressources humaines du CCAS (organigramme, fiches de poste, conventions de stage, convention de bénévolat, convention de mise à disposition de locaux entre autres)

- Comptabilité analytique des budgets du CCAS et de ses actions (ACI, épicerie, ..)

- Rédaction des demandes de subventions auprès des institutions publiques et privées (CD 30, MSA, DIRECCTE, Métropole, Préfecture, CARSAT,…) et réalisation des analyses des écarts dans les bilans à fournir aux co-financeurs

- Se former, s’informer, être à jour de l’évolution de la législation sociale

Missions / conditions d'exercice

Objectifs / Missions :

- Conseiller et orienter le public

- Lutter contre les exclusions en favorisant l’accès aux droits

Activités / Tâches :

- Accueillir et renseigner le public physiquement et téléphoniquement

- Accueillir tout public avec amabilité

- Assurer une bonne image du CCAS

- S’exprimer clairement et reformuler pour bien comprendre et identifier la demande

- Gérer les situations de stress et régler les conflits

- Constituer et suivre le dossier des cartes « Tremplin », du réseau Edgard

- Réaliser un tableau de suivi de l’instruction des dossiers « cartes Tremplin »

- Prise des messages, des demandes de rendez-vous et transmission aux agents et/ou élus

- Gérer le courrier (reçu et envoyé)

- Gérer le dispositif « domiciliation » :

Instruction CERFA,

Réception, enregistrement sur fiche du courrier

Et listing des domiciliations mis à jour régulièrement

- Gérer et suivre les évènements ponctuels : colis de noël, repas des aînés, semaine bleue, projets « vacances séniors », plan canicule, manifestations organisées par le service,…

- Suivre les commandes (devis, bons de commandes, achats et s’assurer dans les délais impartis du paiement des factures)

- Suivre et mettre à jour les formulaires, documents et plaquettes d’information du CCAS

- Renseigner sur le fonctionnement du CCAS et de ses partenaires (prise de rendez vous,…)

- Recevoir et orienter les appels téléphoniques et transmettre les messages aux services

- Promouvoir les services du CCAS : communication externe

- Accompagnement du public dans l’instruction des dossiers en ligne dans le cadre de la Maison de Services Au Public (MSAP)

- Instruction numérique des dossiers dans le cadre des conventions signées entre le CCAS et des organismes sociaux (CPAM, CARSAT, CAF)

Classer et mettre à jour des dossiers, des tableaux récapitulatifs de suivi

- Instruction numérique des dossiers en partenariat avec la Préfecture, Pôle Emploi et différentes institutions publiques et privées

- Réalisation des bilans quantitatifs et numériques auprès de la Préfecture et des organismes sociaux conventionnés

- Assurer le relais de certaines activités liées aux actions du CCAS

- Préparation des supports pédagogiques des ateliers (Multimédia,…)

- Animation des ateliers

- Effectuer des travaux de secrétariat

- Classer et mettre à jour des dossiers, des tableaux récapitulatifs de suivi (rsa, logement,…)

- Gestion des listings (personnes de + de 65 ans,…), des tableaux des permanenciers

- Rédiger des courriers administratifs (publipostage), envoyer des convocations, rédiger des comptes rendus de réunion (Conseil d’Administration, commissions,…) et des délibérations.

- Réaliser et tenir les tableaux de bord des services du CCAS

- Réaliser le bilan d’activité annuel

Profils recherchés

Compétences / Exigences requises / Qualifications :

- Travail à temps complet

- Techniques de communication

- Techniques d’animation

- Techniques de secrétariat, maîtrise de l’outil informatique

- Connaissance des politiques publiques et du fonctionnement des collectivités territoriales

- Connaissance et intérêt pour le domaine de l’action sociale

- Disponibilité, Polyvalence

- Qualités relationnelles développées et adaptées à la diversité du public

- Qualités rédactionnelles, capacité d’organisation

- Gestion des situations de stress

- Capacités à conserver neutralité et objectivité face aux situations

- Devoir de réserve et respect impératif de la confidentialité

- Permis B exigé (et valide)

- Echanges réguliers d’informations avec les supérieurs hiérarchiques et les autres intervenants sociaux.

Evolutions prévisibles :

- Missions nouvelles en fonction du développement du service

- Formations CNFPT et formations proposées par divers partenaires