Chargé(e) de Projet Protocole (H/F)

Descriptif de l'emploi

La Direction Vie de l’Institution, sous l’autorité directe du Directeur Général des Services, est chargée de mettre en œuvre les missions de représentations du Maire et des élus et d’organiser l’ensemble du fonctionnement logistique et technique de l’Hôtel de Ville et du Palais du Pharo, au cœur de l’administration municipale.

Contexte

La Direction Vie de l’Institution est composée de 2 pôles :

- Le Pôle de l’Administration Générale et du Protocole doté de 4 services dont la coordination est absolument indispensable au bon fonctionnement quotidien de l’institution :

• Le service du protocole, chargé de la coordination des cérémonies officielles et des déplacements ;

• Le service manifestations et logistique, chargé d’organiser le montage des manifestations et de les accompagner sur le plan technique ;

• Le service administration générale de l’Hôtel de Ville, chargé du fonctionnement administratif de la direction et des moyens humains et matériels nécessaires déployés sur le périmètre de l’Hôtel de Ville ;

• Le service transports protocolaires dédié aux déplacements protocolaires.

- Le Pôle Pharo chargé de la gestion et de la commercialisation des espaces de congrès, d’accueil et de représentations de la Ville.

La Direction Vie de l’Institution recrute aujourd’hui, pour le pôle de l’Administration Générale et du Protocole, un(e) chargé(e) de projet protocole.

Missions / conditions d'exercice

Votre rôle consistera à :

• Instruire les dossiers requérant le déplacement de Monsieur le Maire (cérémonies officielles, inaugurations, vernissages, réceptions, etc.) ;

• En lien avec d’autres services, organiser les repérages sur sites et les réunions techniques liées aux évènements ;

• Proposer des déroulés des opérations envisagées ;

• Gérer les demandes de prestations (devis, commandes, maintenance, habilitations diverses), s'assurer de leur bonne exécution sur site, gérer les relations avec les fournisseurs (suivi des commandes jusqu'à la livraison, / réalisation des prestations / paiements) ;

• Accompagner Monsieur le Maire et les Elus sur différents sites de représentation municipale ;

• Accueillir des personnalités, des délégations d'autorités civiles, militaires ou politiques, françaises et étrangères ;

• Réaliser des chevalets, plans de table, trombinoscopes, pavoisements, gerbes, etc ;

• Assurer toute autre mission nécessaire au bon déroulement des évènements.

• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)

• Prestations sociales (tickets restaurant, comité d’action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports…).

Profils recherchés

Nous avons hâte de vous connaître !

Titulaire d’un Bac + 2 (a minima), vous disposez idéalement d’une expérience sur un poste similaire.

Vous connaissez le décret du 13 septembre 1989 (décret protocolaire relatif aux cérémonies publiques, préséances, honneurs civils et militaires), les règles et usages protocolaires en vigueur ainsi que le fonctionnement des collectivités locales et des institutions extérieures à la collectivité.

Doté(e) de qualités relationnelles, vous possédez des capacités d’organisation et d’adaptation.

Vous maîtrisez le pack Office et les outils de gestion des fichiers.

Vous avez l’esprit d’équipe, le sens du service public, une bonne présentation et une forte disponibilité.

Dynamique et rigoureux(euse), vous êtes reconnu(e) pour votre discrétion professionnelle et votre capacité à travailler dans l’urgence.

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