CHARGÉ.E DE PROTOCOLE

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité du responsable du service Protocole :

- Préparer, organiser et suivre les cérémonies, manifestations officielles et réceptions de la Ville, dans le respect des règles du protocole républicain et des usages locaux

- Gérer les invitations, le fichier protocolaire et l’accueil des personnalités

- Accompagner l’autorité territoriale et les élus lors de leurs déplacements et représentations

- Assurer le suivi administratif et logistique des dossiers du service

Missions / conditions d'exercice

1. Préparation des événements protocolaires

- Tenir à jour le calendrier des cérémonies et manifestations : commémorations (8 mai, 14 juillet, 11 novembre), inaugurations, poses de première pierre, vœux, réceptions officielles

- Participer aux réunions de préparation avec le responsable du service et les services concernés

- Rédiger les déroulés et conducteurs de cérémonie, soumis à la validation de la hiérarchie

- Participer aux visites de reconnaissance des sites

- Établir les demandes de logistique (salles, sonorisation, pavoisement, mobilier, gerbes, restauration) et en vérifier l’exécution

2. Invitations et relations avec les personnalités

- Tenir à jour le fichier protocolaire (autorités civiles, militaires, religieuses, consulaires, associatives)

- Préparer et diffuser les invitations, suivre les réponses et établir la liste des présents

- Préparer les plans de table et de placement selon l’ordre des préséances (décret n° 89-655 du 13 septembre 1989)

- Collecter les éléments de présentation des personnalités en vue des prises de parole

3. Mise en œuvre le jour de l’événement

- Organiser et contrôler la mise en place de l’espace de la séquence (pavoisement, placement, signalétique, pupitre)

- Accueillir et placer les personnalités, veiller au bon enchaînement du déroulé

- Signaler et gérer les imprévus en lien avec le responsable du service

- Accompagner l’autorité dans ses déplacements

4. Suivi administratif

- Préparer les devis, bons de commande et attestations de service fait

- Gérer le stock des cadeaux et objets protocolaires

- Assurer le classement, l’archivage et le bilan des manifestations

Profils recherchés

Savoir socioprofessionnelle :

- Règles du protocole républicain : préséances, honneurs, usage des drapeaux et pavoisement

- Organisation des collectivités et des institutions (État, Région, Département, intercommunalité)

- Connaissance de la commune, de ses quartiers et de ses acteurs institutionnels, associatifs et cultuels

- Notions de commande publique et d’exécution budgétaire

- Techniques rédactionnelles (courriers, invitations, déroulés)

- Outils bureautiques : traitement de texte, tableur, publipostage, messagerie et agenda partagés

Savoir faire :

- Planifier et suivre plusieurs événements simultanément

- Rédiger un déroulé de cérémonie

- Appliquer les règles de préséance

- Rendre compte à sa hiérarchie

- Travailler en transversalité avec les services et les partenaires extérieurs

- Anticiper et gérer les imprévus

- Travailler en équipe

Savoir être :

- Discrétion et respect du devoir de réserve

- Sens de l’accueil et présentation soignée

- Rigueur et sens de l’organisation

- Disponibilité

- Maîtrise de soi

- Capacité d’adaptation à des publics variés

- Sens du service public