CHARGÉ.E DE RÉCEPTIONS

Descriptif de l'emploi

La Direction de la Communication (110 agent·e·s) définit et met en œuvre les stratégies de communication. Elle actionne les outils d'information, pilote les relations presse et les relations publiques définies par les élus, dans les différents domaines de l'action municipale et métropolitaine.

Au sein du Service des Relations aux Publics et aux Citoyens, vous intégrerez une équipe engagée de 54 professionnel·les, dont 5 affecté·es à la Mission Réceptions.

En tant que Chargé·e de Réceptions, vous assurez un accueil protocolaire et une qualité irréprochable de service sur les buffets organisés à l’occasion de cérémonies de relations publiques. Vous vous occupez également de la préparation, de la mise en œuvre technique et logistique et du bilan des réceptions et de la relation aux traiteurs et aux vacataires.

Poste nécessitant d'excellentes compétences relationnelles : courtoisie, politesse, discrétion, adaptabilité et disponibilité (soirée, week-end et jours fériés).

Vous avez une solide expérience en service et préparation de réceptions ?

Vous êtes exigeant·e sur la qualité de l’accueil, rigoureux·se dans la gestion et proactif·ve face aux imprévus ?

Vous souhaitez exercer un métier concret, utile et porteur de sens au service des habitant·es de notre territoire ?

Vous appréciez les métiers de terrain et la conduite et disposez d'un permis B à jour ?

Alors n'hésitez plus et postulez pour rejoindre nos équipes et devenir notre futur·e Chargé·e de Réceptions !

Missions / conditions d'exercice

1. Préparation des réceptions

• Définir les actions à mener en vue de satisfaire les besoins attendus sur chaque réception ou les commandes de plateaux-repas en lien avec les services concernés : gestion du planning et disponibilité des équipes (sollicitation éventuelle de vacataires), vérification des stocks et contrôle qualité des produits, éventuel repérage…

• Être force de proposition dans les mises en place et le décor des tables en veillant à l’image de la collectivité. Être également force de proposition dans le choix et la commande des boissons sans alcool et la préparation de cocktails sans alcool.

• Mettre à disposition et préparer les ressources logistiques correspondantes : approvisionnement des produits (commandes et courses en direct), sollicitation du traiteur, manutention, gestion et entretien des stocks de linge (tenues et nappages).

• À J-2 de la prestation, ajuster les quantités commandées en fonction du nombre d’inscrits. Prendre connaissance des menus proposés et veiller à leur compatibilité avec d’éventuelles allergies alimentaires.

2- Assurer le bon déroulement des réceptions

• Préparer les lieux et dresser les tables du buffet avec une attention au décor.

• Réceptionner les livraisons (en veillant à la ponctualité des prestataires) et assurer un contrôle de la qualité et de la fraîcheur des produits et leur conformité avec la commande. Alerter immédiatement sa hiérarchie en cas de problème.

• Assurer le service à la fin des discours et veiller à la fluidité d’accès au buffet et au réapprovisionnement des produits. Manager les vacataires.

• Aller au-devant des invités et répondre à leurs éventuelles questions sur les ingrédients ou l’origine des produits

• Remettre en état les lieux utilisés après la réception et ramener le matériel et les stocks dans les réserves.

• Assurer un bilan synthétique de la réception : nombre d’invité.es réellement présent et points de progrès.

3. Repas à la Résidence

• Gérer le planning.

• Assister le cuisinier à la préparation des repas ou accueillir le traiteur en l’absence du cuisinier.

• Assurer le service en respectant les règles protocolaires et les règles de bienséance, d'hygiène et de sécurité alimentaires.

• Ranger le matériel et les zones de travail à l’issue du repas.

4. Logistique et matériel

• Veiller à limiter le gaspillage et à optimiser l'utilisation des produits, consommables et matériels.

• Participer à la gestion et à la réduction des déchets générés par l'activité : tri sélectif, valorisation et réemploi...

• Participer au transport, à la manutention, à l'installation et au rangement du matériel nécessaire aux réceptions : vaisselle et boissons.

• Veiller au bon usage et à l’entretien des véhicules utilitaires et ponctuellement des poids lourds dans le cadre des manifestations nécessitant une logistique importante

• Assurer l'entretien courant du matériel et réaliser de petits dépannages ou réparations permettant de maintenir les équipements en état de fonctionnement.

• Optimiser l'aménagement des espaces de stockage et de travail afin de faciliter l'organisation et le fonctionnement de l’activité.

• Participer à l'évolution des pratiques professionnelles.

Profils recherchés

Compétences clés

Excellente maîtrise du protocole de la restauration et des règles d'hygiène

Capacité d’organisation, d’anticipation, de priorisation

Excellente présentation en toute circonstance

Implication personnelle, esprit d’équipe, sens du service public

Maîtrise des logiciels informatiques et notamment d’excel

Permis de conduire indispensable

Compétences relationnelles

Accueil et courtoisie : Instaurer un climat de confiance dès le premier contact avec politesse, discrétion et respect.

Adaptabilité : S'ajuster rapidement aux situations variées en faisant preuve de flexibilité et de souplesse.

Disponibilité : Assurer une présence régulière en soirée, les week-end et jours fériés

Compétences pouvant être acquises en poste

Connaissance de la collectivité : compétences, fonctionnement et organisation