Chargé(e) de relation usagers

Descriptif de l'emploi

Au sein du service « relations aux usagers » de la mairie, l’agent sera chargé de l'accueil des usagers, des formalités administratives, de l'état-civil, des titres d’identité, des élections, du service funéraire, du recensement de la population et de la gestion des fournitures et du courrier.

Missions / conditions d'exercice

ACCUEIL / FORMALITÉS ADMINISTRATIVES

• Accueil physique et téléphonique, information et orientation des usagers

• Réception et gestion des mails, courriers/colis,fichier chrono, domicilés

• Gestion des clés, badges

• Remise de dossiers/documents et traitement des formalités administratives

• Gestion des inscriptions (listes électorales, recensement citoyen, transport ALEOP, repas des aînés, semaine bleue…)

• Gestion des calendriers (passeports-CNI, mariage, PACS, parrainage, conciliateur…)

• Participation à l'organisation des élections et jurés d'assises

• Copilotage du recensement de la population

• Gestion administrative et commerciale des fournitures

• Affranchissement et dépôt/retrait courriers

ETAT-CIVIL

• Rédaction d’actes d’état civil, traitement des demandes (livret de familles, copies d’actes, mentions, COMEDEC…), et tenue des registres

• Gestion des dossiers mariage, PACS, parrainage, décès, reconnaissance, changement de nom/prénom, célébration possible des PACS

• Cimetière : gestion des concessions logiciel GESCIME

DISPOSITIF DE RECUEIL

• Instruction et gestion des dossiers de titres d'identité (gestion du planning, rdv de dépôt, retrait, recueil de la Préfecture)

Profils recherchés

• Connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement d'une collectivité

• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels métiers (état-civil, titres d'identité, électoral, GESCIME...)

• Qualités rédactionnelles et aisance orale (rédaction d'actes d'état-civil, accueil...)

• Connsaissance des règles de tenue des registres état-civil, conservation, archives

• Capacité à définir et gérer les priorités

• Rigueur, méthode et précision (état-civil, DR)

• Autonomie et sens de l'initiative dans la gestion courante des dossiers

• Disponibilité et réactivité

• Capacité à s'adapter à la diversité des publics et des situations

• Polyvalence et agilité

• Appétence pour l'évolution réglementaire et logicielle

• Sens aigu du service public

• Excellentes qualités relationnelles: écoute, diplomatie, patience et amabilité

• Discrétion professionnelle, devoir de réserve, et respect du secret professionnel

• Aptitude au travail en équipe et à la transversalité

• Gestion du stress et maîtrise de soi