Chargé(e) du protocole et de l'évenementiel

Descriptif de l'emploi

Avec plus de 12 000 habitants, la commune de Sada enregistre un nombre important d’événements officiels, visites d’autorités, partenariats, fêtes locales, avec une organisation très dispersée entre les différents services, avec des risques d’erreurs protocolaires et un manque de coordination.

Afin d’avoir un référent unique garant du respect du protocole et de la réussite logistique des événements, la commune décide de recruter un(e) chargé(e) du protocole et de l'événementiel qui sera le référent unique, placé(e) sous la hiérarche du DGS.

Missions / conditions d'exercice

GESTION DU PROTOCOLE

- Tenir le calendrier et anticiper les événements protocolaires

- Veiller au respect des règles protocolaires et des préséances.

- Assurer le lien avec le service communication pour la réalisation des invitations

- Rédiger et gérer les invitations officielles : envoi, suivi, relance, retour

- Assurer le suivi des réponses et la gestion des listes d’invités

- Évaluer les quantités (nourriture, boissons) nécessaires en fonction du type d'évènement, du nombre estimé de

présents et du niveau de prestation sollicité

- Evaluer le besoin en matériel (tables, chaises, divers équipements.)

- Assurer le lien avec les services afin de garantir la sonorisation des événements

- Gérer les commandes et les stocks de denrées

- Organiser et gérer les accueils café pour les réunions et rencontres partenariales,

- S’occuper du dressage des tables en Mairie ou dans les salles municipales

- Gérer les stocks en nappes et se charger du nettoyage

- S’assurer du rangement des locaux à l’issue des événements...

ORGANISATION EVENEMENTIELLE (en soutien à la Responsable de service et en autonomie sur certains

événements)

- Participer à la construction de l’évènement et à la réflexion sur les animations à mettre en place,

- Établir les rétroplannings et assurer le suivi opérationnel des projets.

- Coordonner les interventions des services municipaux (communication, police municipale, services techniques) et

des prestataires.

- Assurer la gestion logistique des manifestations.

- Participer à la définition des besoins matériels, humains et financiers et réaliser les achats dans le respect des lignes

budgétaires,

- Assurer une présence lors des manifestations, y compris en dehors des horaires habituels. (soirée, week-ends, jours

fériés)

- Assurer le bon déroulement des évènements (logistique pré et post événements) :

- Mise en place

- Accueil du public/prestataires/élus

- Gestion des bases de données / Gestion des inscriptions

- Suivi des stocks / achats divers

- Prendre des tâches de coordination et de gestion d’urgences au cours des événements...

COORDINATION ET RELATIONS PARTENARIALES

- Participer à l’interface entre les élus, les services municipaux et les partenaires extérieurs.

- Co-développer les relations avec les associations, institutions et partenaires locaux dans le cadre de la préparation

des événements,

- Participer aux réunions de préparation et de coordination.

- Représenter la collectivité lors de certaines réunions techniques...

GESTION ADMINISTRATIVES

- Élaborer les demandes de devis

- Participer à la préparation et au suivi du budget événementiel.

- Assurer le suivi administratif des dossiers.

- Réaliser les bilans des manifestations organisées...

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES

- Participation à la communication des événements en lien avec le service communication.

- Mise à jour des fichiers de contacts institutionnels.

- Veille sur les pratiques protocolaires et événementielles.

- Participation aux astreintes ou permanences liées aux manifestations...

Profils recherchés

Poste ouvert aux fonctionnaires ou à défaut, au contractuels,

cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux, des adjoints administratifs territoriaux, des techniciens territoriaux , des adjoints techniques territoriaux, avec une expérience souhaitée sur un poste similaire,

Compétences attendues

Savoirs

- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.

- Maîtrise des règles de protocole républicain.

- Connaissance des techniques d’organisation événementielle.

- Notions relatives à la sécurité des manifestations.

- Connaissance des procédures administratives et budgétaires des collectivités.

Savoir-faire

- Planifier et coordonner plusieurs projets simultanément.

- Rédiger des documents administratifs et protocolaires.

- Gérer les relations avec des interlocuteurs variés.

- Organiser et anticiper les contraintes logistiques.

- Travailler en mode projet.

- Capacité à coordonner efficacement les acteurs mobilisés.

- Respect des délais d’organisation.

savoir-être

- Sens aigu de l’organisation et de l’anticipation.

- Discrétion professionnelle et devoir de réserve.

- Excellente présentation.

- Diplomatie et qualités relationnelles.

- Réactivité et disponibilité.

- Capacité à gérer les imprévus et les situations de stress...

CONDITIONS D'EXERCICE

- Horaires variables selon les manifestations.

- Travail possible en soirée, week-end et jours fériés.

- Déplacements fréquents sur le territoire communal.

- Disponibilité lors des événements municipaux...