CHARGE(E) DU SECRETARIAT DU CONSEIL MEDICAL DEPARTEMENTAL ASSISTANT(E) DE PREVENTION

Vos missions en quelques mots

Activités principales

1. Secrétariat du Conseil Médical (environ 70 %)

Assurer l'instruction des dossiers présentés au Conseil Médical pour les agents de la Fonction Publique d’État (FPE) et de la Fonction Publique Hospitalière (FPH) ;

Organiser les réunions du Conseil Médical : gestion logistique, envoi des convocations, correspondances diverses, rédaction et transmission des ordres de mission aux médecins agréés ;

Collaborer en amont avec les médecins membres du conseil pour le pré-examen des dossiers et la validation des ordres du jour (2 à 3 réunions mensuelles) ;

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Rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi administratif des décisions rendues par le Conseil Médical auprès des agents et des administrations concernées ;

Planifier, organiser et animer les séances du Conseil Médical ainsi que les échanges avec les services RH (réunions ou entretiens téléphoniques) ;

Répondre aux sollicitations téléphoniques des services RH et des agents concernés ;

Être en mesure de soutenir ou remplacer ponctuellement les collègues du service selon les besoins ;

Assurer le classement régulier des dossiers en cours et l’archivage des documents.

2. Missions d’Assistant(e) de Prévention (environ 30 %)

Participer à la mise à jour et au suivi du Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP), y compris la coordination des formations en hygiène et sécurité ;

Suivre les mentions des registres hygiène et sécurité pour information de la direction et assurer le suivi des mesures mises en œuvre ;

Participer et préparer les Conseils Sociaux d’Administration - Formation Spécialisée ;

Collaborer étroitement avec les médecins du travail, l’assistante sociale et la déléguée à l’appui au pilotage du SGCD ;

Gérer le stock d’équipements de protection individuelle (EPI), ainsi que les dates de remise et de péremption.

Profil recherché

Connaissances :

Bonne maîtrise du cadre réglementaire de la fonction publique, en particulier en matière de gestion du conseil médical et de santé et sécurité au travail : Connaissance et application des règles déontologiques liées à la fonction publique et au traitement des données sensibles : Solides compétences organisationnelles, permettant une gestion rigoureuse et structurée des activités: Aisance dans l’utilisation des outils informatiques : applications métiers, traitement de texte... :

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Savoir-être :

Aisance relationnelle : sens du contact et goût pour le travail en lien avec différents interlocuteurs (agents, médecins, services RH, etc.) ; Autonomie et esprit d’initiative : capacité à travailler de manière indépendante tout en sachant alerter et proposer des solutions ; Rigueur et organisation : précision dans l’exécution des tâches ; Réactivité : aptitude à gérer efficacement les priorités et à s’adapter aux imprévus ; Discrétion professionnelle : respect strict de la confidentialité des dossiers traités ; Fiabilité et engagement : implication dans les missions confiées et sens du service public.

Savoir-faire :

Travailler en équipe : collaborer efficacement avec les différents acteurs internes et externes (médecins, services RH, collègues, etc.) ; Analyser les situations et les dossiers : faire preuve de discernement pour traiter des cas parfois complexes ou sensibles ; Maîtriser l’expression écrite : rédiger avec clarté et précision des courriers, comptes rendus, procès-verbaux et documents administratifs ; Communiquer avec aisance à l’oral : adapter son discours à différents interlocuteurs et avoir des échanges téléphoniques de manière professionnelle.

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 4 Baccalauréat

Accompagnement à la prise de poste assuré en interne ;

Formation spécifique à l’utilisation des applications métiers :

VADIM (gestion des conseils médicaux) ;

COMCOM (outil de communication et de gestion documentaire).

Mail à qui adresser les candidatures :

[email protected] [email protected] [email protected] (à mettre obligatoirement en copie du mail)

ART. L332-2,2°

Vacant à partir du 01/01/2027

Secrétaire médicale / Secrétaire médical