Chargée d'accueil à l'Espace Andrée Chedid (h/f)

Descriptif de l'emploi

L'Espace Andrée Chedid est un établissement de la Ville d'Issy-les-Moulineaux, géré par l'association Cultures Loisirs Animations de la Ville d'Issy-les-Moulineaux (CLAVIM). Il impulse, coordonne des animations poétiques et philosophiques et propose expositions, spectacles, lectures. Il intervient également dans les domaine du numérique, de la culture, de la prévention et de la santé.

L'espace conjugue un lieu enfant-parents, une halte-garderie, des lieux d'accueil et d'écoute pour adolescents, des structures dédiées aux relations enfants-parents-grands-parents, carrefour associatif orienté sur les questions relatives au droit de la famille, aux naissances multiples, à l'adoption, à la médiation interculturelle, au handicap..

Missions / conditions d'exercice

Mission principale : Dans le respect des exigences posées par un accueil généraliste, le(la) Chargé(e) d’accueil a pour mission d'accueillir, renseigner et orienter le public, dont il/elle est le premier interlocuteur. Les missions s'étendent également aux activités de secrétariat et à une participation ponctuelle aux animations. Il (elle) travaillera sous la coordination de la Responsable de l’accueil.

Description des missions :

- Accueillir et renseigner les publics – familles, parents, enfants, adolescents (90 % du poste)

- Veiller au respect des règles de sécurité de l’établissement (10% du poste)

Mission 1 - Accueillir et renseigner les publics usagers (enfants, adolescents, parents, familles, grands-parents),

- Accueillir au téléphone et à l’espace d’accueil: renseignement de 1er niveau, orientation des appels et des usagers vers les services compétents (internes ou externes), prise de rendez-vous

- Informer les usagers des événements et des manifestations de la Ville ou de ses partenaires

- Renseigner sur l’organisation des activités de l’établissement, de l’association CLAVIM et celles des services de la commune

- Inscrire autant que nécessaire les personnes demandeuses aux événements et permanences

- Orienter le public vers les interlocuteurs compétents (services ou organismes ou associations)

- Noter et transmettre les messages aux différents services

- Remonter à sa hiérarchie les observations faites par les usagers se rapportant au fonctionnement des services de la Ville

- Assurer le traitement des courriels entrants et des formulaires « contact » : tri , rédaction des réponses aux demandes de 1er niveau, transfert des courriels au(x) service(s) compétent(s) au-delà du 1er niveau

- Enregistrer le courrier/courriel dans le logiciel GRC

- Gérer la réservation des salles de réunion

- Tenir à jour le stock de fournitures de bureau

- Participer ponctuellement à diverses manifestions : conférences, expositions, animations, spectacles…

Mission 2 – Veiller au respect des règles de sécurité de l’établissement

- Veiller aux bonnes conditions d’accueil du public et au respect des procédures de sécurité

- Signaler les dysfonctionnements des équipements de sécurité (alarme incendie, système anti intrusion, accès à l’équipement,)

- Déclarer les interventions et réparations techniques en utilisant le logiciel Atal

Mission 3 - Installer et désinstaller les salles

- Installer des salles, chaises, tables, en fonction d'un plan établi,

- Installer divers outils multimédias,

- Ranger le matériel utilisé.

Profils recherchés

Compétences et qualités requises :

- Connaissance des techniques d'accueil,

- Capacité à utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook),

- Capacité à s'exprimer à l'écrit comme à l'oral,

- Capacité à réagir aux situations d'urgence,

- Excellentes qualités relationnelles,

- Polyvalence,

- Sens du travail en équipe.

A savoir :

- Poste de Catégorie C - Ouvert aux titulaires, uniquement.

- Temps complet - Durée hebdomadaire : 37 heure

(Horaires : Du lundi au jeudi : 8h30 - 12h / 13h - 17h

Vendredi : 8h30 - 12h / 13h - 16h30)

Il peut-être proposé d'effectuer des heures supplémentaires lors d'évènements.