CHARGÉE D'ACCUEIL DE LA MAIRIE ET DE L'AGENCE POSTALE (F/H)

Descriptif de l'emploi

Suite au départ d'un agent, la mairie recrute un(e) chargée d'accueil pour la mairie et l'agence postale communale. Au sein d'une équipe de 4 agents, l'agent sera placé sous l'autorité de la Secrétaire Générale de Mairie.

Missions / conditions d'exercice

Accueil des usagers

• Accueil physique et téléphonique des usagers

• Renseigner/orienter le public, traiter les demandes des usagers

• Suivi des courriers et des demandes des usagers

• Délivrance de formulaires : inscriptions sur les listes électorales, autorisations d’urbanisme, etc…

• Formalités administratives diverses

Tenue de l’agence postale communale :

• Accueil des usagers

• Gestion des demandes et prestations : affranchissement, achat de produits, envois postaux, envoi de colis, retrait et dépôt bancaire

• Gestion des fonds, des stocks, commandes et inventaire

• Bilan de fin de journée avec saisie de la caisse

Etat-civil

• Gestion des dossiers d’état civil : mariage, PACS, parrainage, etc…

• Gestion des décès et du cimetière

Gestion des locations des salles et des locatifs communaux

• Tenue du planning d’occupation des salles,

• Etablissement des conventions de location

• Gestion des locatifs : contrat de bail, état des lieux, suivi des loyers

Vie associative

• Mise à jour du fichier des associations et du calendrier des manifestations

• Suivi des prêts de matériels et des demandes de débits de boissons

Communication

Externe

• Diffusion des informations par voie d’affichage : affichage extérieur et dans le hall d'accueil

• Mise à jour du site internet de la commune et des réseaux sociaux

Interne

• Gestion de la boite mail « mairie » : redirection des mails aux différents services et aux élus,

• Ouverture, enregistrement et classement du courrier

Conditions d’exercice : travail un samedi sur 2 en binôme avec un autre agent

Avantages :

Régime indemnitaire + adhésion au CNAS + participation à la prévoyance et à la mutuelle

Profils recherchés

Connaissances théoriques et savoir-faire

 Connaître l’environnement des collectivité territoriales

 Maîtriser les outils informatiques et les logiciels de bureautique

 Accueillir le public avec amabilité

 Recevoir, et orienter les appels téléphoniques et gérer la boite mail

 S’adapter à différents interlocuteurs

 S'organiser et gérer les priorités, être méthodique

 Avoir des notions de comptabilité pour la tenue de la caisse de l’Agence postale

Savoir-être

 Savoir travailler en équipe

 Être ponctuel, organisé, rigoureux et méthodique

 Savoir gérer son temps et établir des priorités

 Grandes qualités relationnelles

 Faire preuve de diplomatie et de discrétion

 Savoir rendre compte