Chargée d'accueil et administration générale

Descriptif de l'emploi

Au sein du service Administration générale, vous assurez l’accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et interlocuteurs du Syndicat. Vous contribuez à la qualité du service rendu, à la bonne circulation de l’information et au bon fonctionnement administratif de la structure.

Polyvalent(e), vous participez également aux activités de secrétariat, à la gestion du courrier, aux moyens généraux ainsi qu’au suivi de dossiers relevant de l’administration générale.

Missions / conditions d'exercice

Missions principales :

1. Assurer l’accueil physique et téléphonique

Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs (selon le protocole d'accueil de la collectivité).

Assurer la gestion du standard téléphonique et la transmission des messages.

Réceptionner et gérer les livraisons.

Réceptionner, enregistrer, trier et distribuer les courriers entrants et sortants, y compris les courriels, à l’aide du logiciel interne.

Assurer l’affranchissement du courrier et le suivi de la maintenance du matériel et des consommables associés.

Faciliter la circulation de l’information entre les services et contribuer à la transversalité au sein du Syndicat.

Assurer ponctuellement des missions de coursier.

2. Participer aux activités de secrétariat

Rédiger, mettre en forme et relire les courriers, attestations, bordereaux et documents administratifs.

Apporter un appui administratif aux différents services et à la direction générale.

Organiser les prises de notes et assurer la rédaction des comptes rendus de réunion.

Assurer la gestion des agendas et des salles, notamment le suivi des réservations, des plannings et des accès.

Assurer le suivi administratif des contrôles de conformité des branchements d’assainissement : prise de rendez-vous, suivi des dossiers, envoi des comptes rendus et courriers, relances et questionnaires de satisfaction.

3. Assurer la gestion des moyens généraux

Suivi de prêt de matériel aux agents.

Participer à la gestion des fournitures et des consommables, avec suivi des stocks et réapprovisionnement.

Assurer le suivi des photocopieurs.

Contribuer au bon fonctionnement des locaux, à leur bonne tenue et au confort des utilisateurs.

Apporter un soutien logistique et administratif aux différents services.

Profils recherchés

Connaissances et compétences :

Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique.

Bonne maîtrise des outils bureautiques et des logiciels professionnels.

Qualités rédactionnelles et maîtrise de l’orthographe, de la grammaire et de la syntaxe.

Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée.

Capacité à gérer plusieurs activités et à assurer le suivi de dossiers administratifs.

Qualités professionnelles :

Sens de l’accueil, de l’écoute et du service public.

Aisance relationnelle et capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés.

Rigueur, méthode et sens de l’organisation.

Autonomie, réactivité, disponibilité et polyvalence.

Esprit d’équipe et aptitude au travail transversal.

Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées.

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Expérience souhaitée sur poste similaire d'au moins 3 ans.