Chargée de relations aux usagers

Descriptif de l'emploi

Assurer un accueil de qualité auprès des usagers et permettre une gestion optimale des dossiers les concernant

Missions / conditions d'exercice

ACCUEIL MAIRIE

• Accueillir, informer, orienter et accéder aux demandes des usagers

• Accompagner les usagers dans leurs démarches

• Répondre, en première intention, aux demandes des usagers concernant les 4 autres postes du service (CNI, Passeports, urbanisme, parc locatif et CCAS) et leur transmettre les demandes n'ayant pu être traitées.

• Ouverture du courrier et enregistrement

• Gestion du courrier à affranchir

• Gestion de la boîte mail « mairie » : tri des messages, transfert aux services.

• Transfert des signalements reçus sur l’application vers fluxnet

• Répondre aux demandes d’information des élus, de la Direction et des agents dans les domaines affiliés à leurs missions

• Établir et suivre les documents de formalités diverses

• Animer et organiser l'espace d'accueil et d'information

• Actualiser l'affichage, les informations mises à la disposition du public

• Apporter une assistance logistique (aide utilisation copieur et photomaton)

AGENCE POSTALE

• Vente des différents produits proposés par la poste : timbres, enveloppes prêtes à poster, boîte colis…

• Assurer le dépôt des objets y compris recommandés

• Traitement des retraits de lettres et de colis en instance

• Traitement du dépôt des procurations courrier

• Réalisation les contrats de réexpédition du courrier

Service financier : gérer les retraits d'espèces sur compte courant postal et les livrets d'épargne

ETAT-CIVIL (en suppléance)

• Rédaction des différents actes (naissance, reconnaissance, décès, mariage, changement de nom, de prénom) rectification des actes, gestion des mises à jour, parrainage civil, gestion des dossiers de PACS y compris la signature de la convention, l’organisation des différentes cérémonies.

GESTION DU CIMETIÈRE (en suppléance)

• Gestion des inhumations en lien avec les familles et les pompes funèbres.

• Réception des familles

• Attribution, renouvellement et reprise de concession.

• Gestion des travaux

Intérêts, contraintes, difficultés du poste :

• Participation au Plan Communal de Sauvegarde

• Disponibilité supplémentaire pour réunions et évènements particuliers de la commune.

• Gestion de situations de conflit avec les usagers

• Travail le samedi matin (1 samedi sur 2) et le mercredi

• Ponctuellement, aménagement des horaires pour tenir compte des conditions climatiques (alerte rouge canicule notamment)

Tâche ponctuelle : état des lieux des salles communales en l'absence du vaguemestre et de la responsable gestion des salles

Profils recherchés

Savoirs :

• Connaissances de l’environnement territorial

• Connaissance du droit civil et funéraire

Savoirs faire

• Maîtrise du Pack Office

• Maîtrise des techniques de secrétariat

• Maîtrise logiciel Arpège (Mélodie Opus et Maestro) et Gescime

Savoirs être

• Sens du service public

• Discrétion, neutralité, confidentialité

• Excellente présentation

• Aisance relationnelle, patience, pédagogie

• Réactivité

• Grande rigueur et sens de l’organisation et de la responsabilité

• Capacité à travailler en équipe Sens de la communication et de l’interaction

• Disponibilité, ponctualité