Chef de bureau Secrétariat général

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction Générale, le chef de bureau du secrétariat général assure l’assistance administrative, organisationnelle et opérationnelle du DDSIS et DDASIS et l’interface entre l’équipe de direction, les services du SDIS et les partenaires institutionnels. Il contribue à la préparation, à la coordination et au suivi des dossiers de direction, tout en garantissant la qualité du secrétariat général, la fiabilité des informations transmises et le respect des échéances.

Missions / conditions d'exercice

Missions principales :

- Assister les directeurs et l’équipe de direction : assurer l’assistance administrative, organiser les agendas, réunions, rendez-vous et déplacements institutionnels

- Anticiper les échéances et alerter la direction sur les dossiers nécessitant une attention particulière, mettre en place et actualiser des outils de suivi des dossiers, des échéances et des décisions

- Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et aux prises de décision, rédiger les notes et comptes rendus

- Assurer le suivi du courrier et des parapheurs

- Organiser la vie spatiale et fonctionnelle du secrétariat général

- Coordonner la circulation de l’information entre la direction, les groupements, les services et les unités concernés

- Assurer le suivi et/ou traitement de dossiers spécifiques, affaires réservées

- Assurer le secrétariat dans des réunions spécifiques

- Accueil physique et téléphonique

- Assurer la gestion des congés du personnel de la direction et de l’équipe de direction (Sous-directeurs, …)

- Suivi des enquêtes diverses (DGSCGC, autres…)

- Participer à la conception et à la réalisation des supports de communication visuels en respectant la charte graphique de l’établissement

- Assurer le classement, l’archivage et la traçabilité des documents administratifs

Profils recherchés

- Bonne connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement des collectivités territoriales et des SDIS

Une connaissance des instances et du fonctionnement institutionnel d’un SDIS constitue un atout.

- Garant(e) de l’image du service public : bonne présentation, bonne élocution, bon relationnel, expression orale et écrite de qualité

- Maitrise des techniques de secrétariat de direction et gestion administrative

- Maitrise des outils bureautiques notamment la conception de tableaux de bord et d’outils de planification et de suivi

- Aptitude à organiser, coordonner et suivre des dossiers transversaux, capacité à gérer plusieurs dossiers et respecter des délais contraints

- Neutralité, discrétion et réserve

- Rigueur, organisation, capacité d’anticipation

- Sens de l'écoute, aisance relationnelle

- Capacité à travailler en équipe et d’adaptation

- Disponibilité