Chef de service affaires générales éléctions - Mairie annexe (h/f)

Descriptif de l'emploi

Le(la) Chef(fe) de service Affaires générales / Mairie annexe assure le pilotage et la coordination des activités liées aux affaires générales et à la mairie annexe. Il(elle) veille à la qualité du service rendu aux usagers, à la sécurité juridique des procédures et à la cohérence de l’organisation au sein de la direction.

Appuyé(e) par des référents identifiés dans chaque secteur (titres ; élections et mairie annexe), il(elle) encadre les équipes, favorise la cohésion et accompagne les agents dans leur développement professionnel. Il(elle) participe à la définition et à la mise en œuvre des projets de la direction, et assure la suppléance du directeur ou du chef du service État civil/Cimetière en cas d’absence.

Poste à forte dimension organisationnelle, juridique et managériale, il requiert une grande rigueur, un sens affirmé du service public et une capacité à fédérer les équipes autour d’objectifs partagés.

Missions / conditions d'exercice

ACTIVITÉS :

Organisation et pilotage du service :

- Planifier et coordonner les activités quotidiennes des agents.

- Mettre en place des méthodes et outils pour un service homogène et efficace.

- Suivre l’exécution des tâches, veiller au respect des procédures et proposer des améliorations.

- Piloter le recensement de la population en lien avec l’INSEE.

- Organiser et superviser la préparation, le déroulement et le suivi des opérations électorales.

Sécurité juridique et gestion des affaires générales :

- Assurer une veille réglementaire (affaires générales, élections…).

- Gérer les dossiers complexes et contentieux en lien avec les partenaires institutionnels (Préfecture, CERT).

- Diffuser et faire appliquer les nouvelles dispositions légales et administratives.

- Apporter un appui technique et juridique aux agents, élus et usagers.

Management et animation d’équipe :

- Encadrer et animer les équipes d’accueil et de relation aux citoyens.

- Favoriser la motivation, la cohésion et le développement des compétences.

- Gérer les aspects RH : plannings, congés, formation, suivi des effectifs.

- Participer aux réflexions sur l’organisation et les projets de la direction.

- Assurer la suppléance du directeur ou du chef de service en cas d’absence.

Gestion administrative et logistique :

- Rédiger bilans, notes et documents de suivi.

- Assurer le suivi logistique et administratif du service (accueil, matériel, interventions techniques).

- Participer à la gestion financière et au suivi du fonctionnement courant.

Profils recherchés

COMPETENCES :

SAVOIRS :

- Connaissance solide du cadre législatif et réglementaire, des procédures administratives et de l’actualité en matière des affaires générales et des élections

- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers

SAVOIRS FAIRE :

- Expérience avérée de management, capacité à animer et encadrer une équipe

- Capacités d'analyse et de synthèse

- Aisance rédactionnelle

SAVOIR ÊTRE :

- Qualités relationnelles ; assertivité, sens de l’écoute, du dialogue

- Capacité à résoudre les situations conflictuelles ou d’agressivité

- Sens du service public, discrétion, disponibilité

- Organisation, rigueur et autonomie

- Capacité à établir un cadre et le faire respecter

EXPÉRIENCES ET FORMATIONS :

-- Formation exigée : BAC + 2 avec expérience confirmée en matière de management, de préférence dans ces domaines d’activité

HABILITATIONS :

-- Délégation des fonctions d’officier de l’état civil

CONDITIONS D'EXERCICE :

- Encadrement des permanences les samedis matins

- Travail les week-ends de scrutins électoraux