Chef de service Gestion de la relation aux citoyens et gestion électronique du courrier/reprographie/fournitures (h/f)

Descriptif de l'emploi

Organiser et contrôler l’exécution du travail des agents de la reprographie, du courrier et des appariteurs.

Missions / conditions d'exercice

Assurer les tâches administratives du service, financières, logiciels métiers, mobiliers et fournitures de bureau

Missions ou activités - Encadrer et manager les agents du service, gestion des ressources humaines (évaluations, congés, absences et recrutements…) ;

- Animer l’équipe, conduite de réunions, définitions des objectifs opérationnels et mise en œuvre ;

- Veiller à la bonne exécution des travaux réalisés par l’équipe en diagnostiquant et en priorisant les interventions (définir les priorités, qualité et respect des délais d’exécution des interventions, faire face aux impondérables) ;

- Contrôler la mise en œuvre des consignes d’entretien et de maintenance du matériel ;

- Contrôler le respect des règles d’hygiène et de sécurité ;

- Assister les utilisateurs sur les copieurs et la mise en place de nouveaux matériels ;

- Préparation, suivi et clôture du budget du service, devis, exécution des bons de commande, pour la reprographie, le courrier, le mobilier et les fournitures de bureau ;

- Saisie et suivi des demandes dans le logiciel finance ;

- Responsable des logiciels applicatifs, courriers (GEC) ; bilans, statistiques, soutien aux partenaires de la collectivité ;

- Responsable du suivi (commande et livraison) et de la gestion des stocks de consommable, fournitures bureaux, mobiliers ;

- Proposer et concevoir des indicateurs de gestion d’activité, statistiques, planning, reporting, bilans ;

- Assurer une veille technologique des secteurs courriers et reprographie ;

- Travailler en équipe avec les chefs de services de la direction et les partenaires de la collectivité internes et externes ;

- Responsable de la gestion des demandes courrier, distribution par les appariteurs ;

- Etre force de proposition pour la Direction de la Relation aux Usagers, propositions d’actions d’amélioration du service, diagnostique, plan d’action, présentation, action de correction ;

- Veiller à la qualité des documents reprographiés, être garant du respect des engagements liés à la démarche qualité du service.

Profil recherché Compétences requises :

Profils recherchés

Management et encadrement ;

- Parfaite connaissance du cadre réglementaire et des techniques applicables aux activités de reprographie et mobilier ;

- Travailler en équipe, collaborer, rendre compte, être force de proposition ; connaître la méthodologie de projet ;

- Connaissance des outils informatiques et digitaux, pack office, bonne connaissance d’Excel, tableaux de bord de gestion.

Qualités nécessaires à l’exercice de la fonction

- Respect de l’obligation de réserve et de la hiérarchie ;

- Autonomie et adaptabilité aux évolutions techniques de la reprographie et du courrier

- Ponctualité, discrétion, assiduité