Chef de service Scolarité et Vie de l'étudiant

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité hiérarchique du Responsable du Pôle Ressources Administration Générale, le chef de service Scolarité et Vie de l’étudiant encadre et anime le service, met en œuvre les moyens humains, techniques et organisationnels et assure la mise en œuvre des procédures relatives aux cursus des études

Missions / conditions d'exercice

ACTIVITÉS :

Encadrement des agents en charge de la scolarité dans l'ensemble des antennes

Manager une équipe composée de secrétaires travaillant au sein de l'ensemble des antennes

Organisation et mise en œuvre de l'agenda pédagogique de l'établissement

Organiser les tests d'entrée, de motivation, de concours d'entrée le cas échéant, pour l'ensemble des disciplines de l'établissement au sein des antennes : inscriptions, réinscriptions, diffusion des programmes, organisation des jurys

Élaborer et diffuser les calendriers et les modalités de validation des disciplines principales et complémentaires (contrôle continu, examen intermédiaire et terminal, etc.)

Gérer les plannings d'orchestres adossés au Conservatoire

Organisation des instances de gestion administrative

Préparer les documents d'informations pour le conseil pédagogique, participer à cette instance, rédiger et diffuser le procès-verbal

Rédiger les rapports d'activité du service

Suivre l'évolution du règlement des études et du règlement intérieur à l'usage des étudiants et constituer une documentation de référence dans ce domaine

Intégrer l'offre de formation dans le logiciel de scolarité, proposer les évolutions en matière d'informatisation des procédures et de dématérialisation

Mettre en œuvre avec les enseignants les moyens de contrôle de l'assiduité des étudiants

Participer à l'élaboration des conventions de partenariat avec d'autres établissements d'enseignements

Gérer la scolarité des étudiants concernés par ces conventions : participation ou organisation de la participation de l'établissement aux conseils de classe (classes horaires aménagés) ou aux délibérations lors des résultats

Diffusion de l'information et gestion de la communication

Veiller au bon accueil et à la bonne information des étudiants

Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité aux étudiants

Participer à la réalisation des indicateurs et à la production des bilans et statistiques en matière de diplôme, scolarité et examen

RELATIONS FONCTIONNELLES :

- Internes : encadrement du CRR, conseillers d'enseignement et aux études, secrétariat scolaire, service Action Culturelle et Communication, Administration Générale du CRR, services de PMM

- Externes : partenaires culturels, éducation nationale

Profils recherchés

COMPÉTENCES MOBILISÉES :

- Savoirs

Fonctionnement de la scolarité dans le cadre d'un établissement d'enseignement artistique spécialisé

Schémas nationaux et des textes ministériels et réglementaires relatifs à l'environnement des établissements d'enseignement artistique

- Savoir faire

Animer et coordonner l'activité d'une équipe

Mettre en œuvre les procédures

Concevoir, conduire et évaluer un projet de service et définir les orientations pour son équipe

Définir et mettre en œuvre des indicateurs

Alerter sur les situations à risque

Transmettre et former ses collaborateurs et les mobiliser sur les priorités

Maîtriser les outils bureautiques

- Savoir être

Rigueur - esprit d'équipe - discrétion - autonomie - sens des responsabilités - organisée

Être à l'écoute - sens du contact et du service public - Capacité d'analyse et de synthèse – Réserve et confidentialité