Chef de service Secrétariat Général et Population - MAIRIE D'EAUNES

Vos missions en quelques mots

Au sein d’une collectivité de 42 agents et sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services, le chef de service secrétariat général et population occupe une fonction transversale auprès de la Direction générale qu’elle assiste et conseille dans tous les domaines de son activité.

Secrétariat Général Véritable point d’entrée de la collectivité, il/elle a un rôle essentiel de coordination et de diffusion de l’information. - Assistance et conseil au Maire et à la Directrice Générale des Services - Premier Interlocuteur des élus et des usagers, - Gestionnaire de la boîte mail générique « Mairie Eaunes », des RDV et des courriers administrés - Gestion du courrier Arrivée/Départ - Préparation des différentes instances (conseils, commissions, …) - Publication des actes réglementaires (Publi Act) - Responsable de la gestion des assemblées * Prépare et organise les séances du Conseil Municipal, et les différentes instances (convocations, ordre du jour, note de synthèse, dossiers élus et DGS, …) * Rédige des projets de délibérations et vérifie la validité juridique des délibérations des différents services * Assiste aux réunions, rédige et diffuse les délibérations finalisées, les procès-verbaux et comptes rendus * Assure la transmission et le suivi du contrôle de légalité - Rédige les arrêtés du Maire et les décisions - Assure le suivi du registre des délibérations et des recueils des actes administratifs - Garantit le respect des échéances administratives et la validité juridique des processus et des actes

Chef du service population A ce titre, il/elle participe à la définition et à la mise en œuvre des orientations stratégiques en matière de relation à l’usager et d’offre de services. Il/elle est garant du respect de la réglementation dans les domaines qu’il/elle encadre - Encadre et coordonne les 4 agents du service (accueil/état-civil, dispositif de recueil, agence postale communale) - Garantit la continuité de service - Supervise l’établissement des actes d’état civil - Pilote l’organisation des élections : gestion des listes électorales, préparation et organisation des scrutins - Pilote l’organisation du recensement de la population - Garantit le respect de la réglementation des démarches réalisées par l’équipe - Garantit la cohérence et la précision des informations communiquées aux usagers - Contrôle la bonne connaissance et l’application des procédures administratives - Peut être amené à remplacer un agent d’accueil/État civil

Profil recherché

1- Diplôme(s) ou qualification(s) professionnelle(s) requis pour ce poste de travail - Formation supérieure en droit public, administration publique ou gestion des collectivités - Expérience professionnelle significative sur un poste similaire en collectivité territoriale - Maîtrise du fonctionnement institutionnel - Maîtrise des procédures administratives et des actes des collectivités - Maitrise de la réglementation en matière d’état civil, - Maîtrise de la réglementation et des processus électoraux

2- Savoir-faire - Qualités managériales avérées - Savoir travailler en équipe - Savoir rédiger des notes juridiques, des contrats, des conventions, etc… - Savoir contrôler la validité juridique des actes - Faire preuve de qualités rédactionnelles, d’esprit d’analyse et de synthèse - Connaître et maitriser les outils et procédures de dématérialisation des actes (parapheur électronique, télétransmission, gestion électronique des documents) - Maîtriser les outils bureautiques et logiciels métiers (Berger-Levrault, E. Convocation, Publi-Act, etc…) - Notions en finances publiques - Être capable de gérer des situations délicates - Savoir rendre compte de ses activités

3- Savoir-être - Rigoureux(se) et organisé(e) - Autonome dans l’organisation du travail - Qualités relationnelles avérées - Grand sens de l’écoute et de la pédagogie - Sens aigu du service public et du devoir de réserve - Sens de la discrétion et de la confidentialité

Candidature à adresser à : Monsieur le Maire Mairie de Eaunes, 1 Place des Champs de Vignes 31600 Eaunes Par mail à [email protected]

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe

Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Vacant à partir du 01/03/2027

Responsable de coordination administrative