CHEF DU SERVICE ADMINISTRATION GÉNÉRALE ET CCAS H/F

Descriptif de l'emploi

La commune de BAGNOLES DE L'ORNE NORMANDIE (2 767 habitants, surclassée 12 395 habitants) recherche son responsable du service Administration Générale et CCAS

chargé de piloter, coordonner et optimiser l'ensemble des activités administratives de la collectivité relevant, de l'urbanisme, de l'accueil et de l'état civil, de la vie associative, de la vie scolaire ainsi que du CCAS.

Il garantit la qualité du service rendu aux usagers, la sécurité juridique des procédures et le respect des délais réglementaires. Il assure l'encadrement, l'animation et l'organisation de l'équipe administrative

composée de six agents.

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS PRINCIPALES

A - Encadrement et management du service :

· Organiser, coordonner et contrôler l'activité des agents du service

· Répartir les missions et assurer la continuité du service public

· Définir les priorités et suivre l'avancement des dossiers

· Participer aux réunions de service et favoriser la transversalité entre les différents secteurs

· Accompagner les agents dans leur montée en compétences

· Réaliser les entretiens professionnels annuels

· Identifier les besoins en formation

· Gérer les situations complexes ou conflictuelles avec les usagers

· Assurer le reporting régulier auprès de la Direction Générale des Services

· Participer à la modernisation des procédures administratives et à la dématérialisation des processus

B - Coordination du secteur urbanisme :

· Superviser et réaliser la pré instruction et le suivi administratif des autorisations du droit des sols (certificats d'urbanisme,

déclarations préalables, permis de construire, permis d'aménager, permis de démolir)

· Veiller au respect des délais réglementaires de traitement

· Assurer la sécurisation juridique des actes et arrêtés

· Assurer l'interface avec le service instructeur, les concessionnaires, les bureaux d'études, les partenaires

institutionnels et l'Architecte des Bâtiments de France

C - Supervision de l'accueil et de l'état civil :

- Accueil du public :

· Garantir la qualité de l'accueil physique, téléphonique et numérique des usagers

· Veiller à la diffusion d'une information fiable et homogène

· Mettre en place et actualiser les procédures d'accueil

· Organiser les remplacements et la continuité du service

- État civil et élections :

· Contrôler la conformité juridique des actes d'état civil

· Superviser la gestion des recensements citoyens

· Assurer le suivi des listes électorales et l'organisation administrative des scrutins

· Veiller à la bonne application de la réglementation relative à l'état civil

· Assister les agents dans la gestion des dossiers complexes

D - Coordination de la vie associative :

· Superviser le suivi administratif des relations avec les associations

· Préparer les conventions de partenariat et d'objectifs

· Participer à l'instruction des demandes de subventions

· Contrôler les pièces justificatives et bilans transmis par les associations

E - Référent administratif du CCAS :

· Superviser le suivi administratif des activités du CCAS

· Préparer les délibérations, décisions et documents présentés au conseil d'administration

· Participer à la préparation budgétaire du CCAS et au suivi de son exécution

· Veiller au respect du cadre réglementaire applicable à l'action sociale

· Assurer le lien entre les services municipaux, le CCAS et les partenaires sociaux

· Suivre les dossiers de demandes d'aides facultatives et les dispositifs d'accompagnement social dans le respect des

compétences du CCAS

F - Coordination de la vie scolaire :

· Superviser le suivi administratif (inscriptions, frais de scolarité, …)

· Préparer et participer aux réunions de concertations

· Superviser l'organisation du personnel scolaire

MISSIONS TRANSVERSALES

· Préparer les délibérations, décisions et actes administratifs relevant de son périmètre

· Préparer et participer aux commissions municipales

· Assurer une veille juridique et réglementaire dans les domaines de compétence du service

· Contribuer à la rédaction des procédures internes

· Participer aux projets stratégiques de la collectivité

· Élaborer et suivre des indicateurs d'activité

· Garantir la qualité, la fiabilité et la sécurisation des données administratives

· Suppléer/remplacer les agents en cas d'absence

CONDITIONS D'EXERCICE

Poste en bureau situé en mairie

Relative autonomie dans l’organisation du travail dans le respect des délais réglementaires

Travail varié touchant à tous les domaines d’intervention de la collectivité

Rythme de travail souple nécessitant une grande réactivité et une grande disponibilité

Travail à temps complet, 37h hebdomadaires avec 12 jours d'ARTT

Régime indemnitaire

Participation employeur à la mutuelle santé

Contrat collectif de maintien de salaire avec participation de l'employeur

Commune adhérente au CNAS

Profils recherchés

CONNAISSANCES THEORIQUES ET SAVOIR FAIRE :

Fonctionnement des collectivités territoriales

Techniques de management et de conduite de projet

Règles et procédures budgétaires et de financement des collectivités

Méthodes et outils de prévision

Droit de l'urbanisme

Réglementation de l'état civil et des élections

Environnement administratif et juridique des associations et des affaires scolaires

Cadre réglementaire de l'action sociale et du CCAS

SAVOIR ETRE :

Etre rigoureux, réactif et disponible

Avoir un esprit d’analyse et de synthèse

Capacité à être force de proposition

Sens des responsabilités

Savoir écouter et négocier, communiquer

Organiser et conduire une équipe