Chef du service des affaires scolaires (h/f)

Descriptif de l'emploi

Le service des Affaires Scolaires (ou éducation) est en charge du suivi des affaires afférentes aux relations avec les écoles primaires de la ville. Il doit assurer avant tout la partie règlementaire dans le cadre de la compétence obligatoire de la ville. D’autre part, il est acteur de la politique éducative envers ses mêmes publics en relation avec les partenaires éducatifs de la commune.

3 coordinateurs scolaires

Le cadre est placé sous la responsabilité du directeur Enfance- Éducation-Intendance-Restauration et encadre les 3 agents du service placés sous sa responsabilité

En relation et en cohérence avec les objectifs fixés par la collectivité et la direction, le chef de service est le garant de la mise en application de ces derniers. Il pilote les différentes ressources allouées, les projets et les opérations de son service. Le chef du service éducation est le premier garant du respect des compétences obligatoires allouées à la commune dans la gestion du secteur scolaire primaire.

Missions / conditions d'exercice

Animation et pilotage de l’équipe de travail, gestion des ressources humaines :

Organiser le travail de l’équipe.

Animer des réunions de travail et établir des comptes rendus.

Définir des objectifs de travail, des délais de réalisation pour les agents

Etablir en relation avec sa direction, les procédures pour les activités du service : inscriptions et activités scolaires, suivi des conseils d’école, dérogations, études dirigées,…

Mettre en place des outils de contrôle de réalisation.

Gérer les congés et absences en fonction des besoins du service.

Etablir les fiches de postes, procéder aux entretiens de recrutement et proposer les candidats à la validation de l’autorité territoriale.

Mettre en place la procédure d’évaluation.

Mettre en place et suivre le plan de formation des agents du service.

Conduite de projets : Fixer des objectifs en cohérence avec les projets municipaux

Elaborer les documents de travail de référence

Organiser les réunions de travail

Mettre en œuvre les projets, les évaluer et les faire évoluer le cas échéant

Gestion administrative : Rédiger les courriers, les notes et les actes administratifs.

Etablir les cahiers des charges définissant les besoins en vue d’élaborer les marchés publics

Analyser les marchés publics et établir les documents administratifs correspondants

Organisation, suivi de l’exécution des marchés publics et établir un bilan.

Etablir des statistiques sur le dossier « étude surveillée »

Gestion budgétaire : Planifier et élaborer les besoins budgétaires

Tarifer l’activité « classes de découvertes »

Préparer les arbitrages

Contrôler l’exécution budgétaire

Suivre l’exécution des marchés publics

Gestion des activités municipales organisées ou mises en place en partenariat avec l’Education Nationale : Organiser et animer des réunions de travail

Définir des priorités en fonction d’objectifs municipaux et pédagogiques

Définir des règles d’attribution et veiller à leur application

Gestion du système d’information : Veiller au bon fonctionnement et à l’actualisation du logiciel

Définir le cahier des charges des besoins dans ce domaine

Gestion du patrimoine, des équipements et du matériel : Définir un mode de fonctionnement pour définir les besoins en matériels et mobilier des écoles

Organiser la gestion de l’inventaire du mobilier scolaire

Définir avec la direction informatique les dotations et le rythme de renouvellement en matériel informatique des écoles élémentaires

En fonction des études de démographie scolaire participer à l’élaboration du « PPI scolaire »

Communication et relation avec la population : En lien avec la direction de la communication mais aussi par des moyens propres de la direction enfance éducation, informer les usagers des activités organisées, des objectifs poursuivis

Veille prospective : Comme les autres chefs de service il s’agit de prendre du recul sur le déroulement des activités afin de faire les propositions d’évolution, de modernisation et d’adaptation du service public

Participation à l’équipe de direction composée du directeur et des chefs de service : Comme chaque chef de service de la direction :

- apporter ses éléments de réflexion au travail collectif et transversal nécessaire au bon fonctionnement de la direction et être force de proposition

être en binôme en cas d’absence du chef de service facturation

Profils recherchés

Les « savoirs » :

Connaissances spécifiques dans le domaine d’activité

Principes et techniques d’animation de groupe, résolution de conflits et médiation

Techniques d’organisation et de planification

Instances, processus et circuits décisionnels de la collectivité

Réglementation sur l’instruction publique

Les instances de l’Education Nationale

Les « savoir-faire » :

Développer une gestion du personnel active et participative (information des agents, planification des activités…)

Elaborer les fiches de poste, participer à la procédure de recrutement

Mettre en place le dispositif d’évaluation

Accompagner les nouveaux arrivants

Restituer l’information et en rendre compte

Coordonner un projet, des groupes de travail et de réflexion

Elaborer des règlements intérieurs, des règles d’utilisation et contrôler leur application

Elaborer des tableaux de bord d’indicateurs et de suivi

Mettre en place et animer un système de contrôle adapté au service

Optimiser les coûts et les délais de procédures administratives, garantir la qualité des services rendus

Optimiser les procédures administratives

Participer aux procédures d’achat public et suivre l’exécution des marchés

Définir les besoins d’un applicatif et faire évoluer le logiciel informatique

Diffuser une information auprès du public ou d’une catégorie d’usagers, optimiser la fonction accueil

Identifier les tendances d’évolution et les expériences innovantes

Développer des réseaux professionnels d’information

Les « savoir-faire » comportementaux :

Sens du travail en équipe

Qualité d’écoute

Rigueur

Dynamisme

Exemplarité dans le comportement