Chef.fe de projet évènementiel

Descriptif de l'emploi

Vous avez pour mission de contribuer à la conception, au pilotage et à la mise en œuvre du programme événementiel organisé à l’occasion des 250 ans du Crédit Municipal de Paris.

En lien étroit avec l’équipe communication et partenariats, vous assurerez le pilotage opérationnel de plusieurs événements, de leur conception à leur réalisation, en coordonnant les équipes internes et les prestataires externes, dans le respect des objectifs, des délais, des budgets et du niveau de qualité attendu. Vous apporterez également votre expertise événementielle et votre capacité d’anticipation afin de sécuriser la préparation et le bon déroulement de ce programme anniversaire exceptionnel.

Missions / conditions d'exercice

Concevoir et co-piloter les événements des 250 ans

• Participer à la conception et à la déclinaison opérationnelle des différents événements de célébration : soirée festive, Journées européennes du patrimoine, événements institutionnels, etc...

• Conseiller l'équipe sur les formats et les modalités d'organisation des événements

• Définir les besoins humains, logistiques et techniques nécessaires à chaque événement

• Élaborer et suivre les rétroplannings et les budgets, en lien avec la direction

• Identifier les risques, points de vigilance et arbitrages nécessaires et proposer des solutions

• Participer à la sélection des prestataires ; piloter et coordonner leurs interventions

• Animer les réunions de préparation, assurer la circulation de l'information entre les différentes parties prenantes

• S'assurer du respect des échéances et de la qualité des prestations réalisées

• Réaliser les bilans des événements et formaliser les retours d'expérience

Piloter la production et la gestion opérationnelle

• Élaborer les feuilles de route des événements

• Organiser la logistique des événements : signalétique, flux, décoration, restauration, technique, accueil, etc.

• Coordonner la gestion des invitations et inscriptions

• Organiser l'accueil des invités, intervenants et partenaires

• Superviser les opérations de montage et démontage avec les prestataires

• Coordonner les équipes et prestataires le jour J

• Veiller au respect du conducteur, gérer les imprévus opérationnels

• Garantir un niveau de qualité d'accueil et d'exécution adapté à la dimension institutionnelle et anniversaire des événements

Contribuer à la communication événementielle et soutenir l’équipe

• Contribuer à la définition des besoins en supports de communication liés aux événements

• Coordonner la production des supports avec les équipes et prestataires concernés : invitations, programme, signalétique, supports de présentation, etc.

• Contribuer à la valorisation des événements avant, pendant et après leur réalisation

• Apporter ponctuellement son expertise et son soutien aux autres événements et projets de la direction.

Profils recherchés

Profil

• Formation supérieure Bac+3 à Bac+5 en communication, événementiel ou formation équivalente

• Expérience confirmée d'au moins 7 ans en gestion de projets événementiels, acquise chez un annonceur, en agence ou au sein d'une institution

• Expérience significative dans la conception et la production d'événements complexes et/ou de grande ampleur

• Une expérience de manifestations accueillant un public nombreux, notamment 1 000 participants et plus, est fortement appréciée

• Une expérience des environnements institutionnels, patrimoniaux ou culturels constitue un atout.

Savoir faire

• Excellente maîtrise de la conduite de projets événementiels, de la conception au bilan

• Maîtrise de la gestion de projet : budgets, plannings, coordination des parties prenantes, reporting

• Capacité à gérer simultanément plusieurs projets et échéances

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs

• La maîtrise de Canva et/ou la connaissance des logiciels de création graphique Adobe constitue un plus.

Savoir être

• Rigueur, sens de l’organisation et capacité d’anticipation

• Autonomie, réactivité et capacité à gérer les imprévus

• Excellent relationnel et sens du travail en équipe

• Diplomatie et aisance avec des interlocuteurs variés

• Force de proposition et sens du service.