Chef.fe de service Relations citoyennes

Descriptif de l'emploi

Interlocuteur privilégié des habitants, le service Relations citoyennes constitue l'une des principales portes d'entrée de la collectivité. Il accompagne les citoyens dans leurs démarches du quotidien tout en garantissant la sécurité juridique de procédures essentielles telles que l'état civil, les élections, les titres d'identité, les affaires funéraires ou locations de salles.

En qualité de Chef.fe de service Relations citoyennes, vous pilotez un service de 7 agents et assurez son organisation et la qualité du service rendu aux usagers. Manager de proximité, vous accompagnez vos collaborateurs, sécurisez les procédures réglementaires et contribuez aux projets de modernisation de la collectivité afin de répondre aux attentes des habitants et d'améliorer en continu la relation usagers.

Missions / conditions d'exercice

Piloter, animer et développer le service :

- Organiser, planifier et coordonner les activités du service Relations citoyennes afin de garantir la continuité, la qualité et l’efficience du service public.

- Encadrer, animer et accompagner l’équipe dans le développement de ses compétences et favoriser la cohésion d’équipe.

- Élaborer et suivre le budget, les tableaux de bord et les indicateurs d’activité afin de contribuer au pilotage du service et à l’évaluation de son fonctionnement.

- Optimiser l’organisation du travail, harmoniser les pratiques et veiller à la bonne application des procédures.

- Participer à l’amélioration continue du fonctionnement du service (outils métiers, démarches dématérialisées…), en proposant des actions visant à renforcer la qualité du service rendu aux usagers.

Garantir une relation usagers de qualité :

- Veiller à la qualité de l'accueil physique, téléphonique et numérique des administrés.

- Accompagner les usagers dans leurs démarches et garantir la fiabilité des réponses apportées.

- Gérer les situations sensibles ou conflictuelles en lien avec les administrés.

- Contribuer à l'amélioration continue de la qualité de service et à la simplification des démarches.

Garantir la sécurité juridique des activités réglementaires :

- Organiser, coordonner et participer aux activités d'accueil, d'état civil, des titres d'identité, des élections et des affaires funéraires.

- Instruire et prendre en charge les dossiers les plus techniques ou sensibles (mariages, changements de nom ou de prénom, PACS, reconnaissances, décès...).

- Assurer les fonctions d'officier d'état civil par délégation et réaliser les auditions de mariage en lien avec l’élu référent.

- Organiser les opérations électorales et veiller au bon déroulement des scrutins dans le respect de la réglementation.

- Procéder à la mise à jour des dossiers de concessions du cimetière et réaliser la reprise des concessions en l’état d’abandon

- Garantir la conformité juridique des actes, sécuriser les procédures et assurer une veille réglementaire.

- Apporter votre expertise aux agents et les accompagner dans le traitement des situations complexes.

Profils recherchés

Issu.e d’une formation supérieure en droit public ou privé, vous maîtrisez la réglementation relative à l’état civil, aux élections, aux titres sécurisés et aux affaires funéraires.

Manager confirmé.e, vous savez fédérer et accompagner une équipe, conduire le changement et développer une culture de la qualité du service rendu aux usagers.

Vous disposez de solides capacités d’organisation, de pilotage et d’analyse, vous permettant de prendre des décisions et de gérer des situations complexes avec rigueur et discernement.

Vous êtes reconnu.e pour votre sens des responsabilités, votre sens du service public ainsi que vos qualités relationnelles, rédactionnelles et votre diplomatie.

La maîtrise des outils bureautiques est indispensable. La connaissance des logiciels métiers liés à l’état civil serait appréciée.