Collaboratrice du Maire et de la DGS – en charge du secrétariat général

Descriptif de l'emploi

Notre collectivité est une commune de moins de 10 000 habitants, située au cœur de la Métropole lilloise. Attractive et en croissance dynamique, elle compte environ 120 agents qui ont pour mission de mettre en œuvre des services publics de proximité et de contribuer à façonner un territoire vivant, durable et vertueux. Pour l’exercice de ses missions, la commune s’appuie sur un état d’esprit partagé :

• Climat de confiance : loyauté et reconnaissance

• Esprit d’équipe : intelligence collective et solidarité

• Capacité d’adaptation : innovation et amélioration continue

La ville est organisée en 7 pôles qui travaillent en transversalité et déploient un projet d’administration en mode projet, autour des enjeux de la transition écologique, de la modernisation, de la participation des habitants, de la mutualisation des moyens et de l’optimisation du fonctionnement.

L’action de la ville est reconnue par plusieurs distinctions et démarches :

• Territoire engagé pour la transition écologique

• Ville fleurie : 2 fleurs (2024)

Dans ce cadre, la ville veille au développement des compétences des agents, à leur responsabilisation et à leur bien-être au travail.

MISSIONS

Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice Générale des services, la/le collaborateur.trice du Maire et de la DGS les assiste dans la gestion, le suivi et l’organisation de leurs missions.

Missions / conditions d'exercice

Il/Elle gère :

- l’agenda, l'organisation et le suivi des réunions (ordre du jour, comptes rendus, notes…)

- l'accueil téléphonique et la gestion des réclamations des administrés

- le traitement, le suivi et le classement des courriers / dossiers

Il / elle assure la gestion des parapheurs.

Il/ Elle effectue des recherches règlementaires et mène une veille juridique.

Le/la collaborateur.trice du Maire et de la DGS rédige différentes notes, élabore différents tableau de suivi

Il/Elle est le relais d’informations descendantes et ascendantes auprès des services.

Le/la collaborateur.trice du Maire et de la DGS peut être amené(e) à traiter des dossiers spécifiques : notamment des projets transversaux dont le pilotage relève de la Direction

Le/la collaborateur.trice du Maire et de la DGS est en lien direct avec les élus de la collectivité et assure la planification de la permanence des élus, le suivi de la formation des élus, l'organisation et la préparation des instances de la commune : conseil municipal (ordre du jour, relecture et mise en forme de la note de synthèse, rédaction des délibérations, installation de la salle, rédaction du compte rendu, contrôle de légalité…), bureau municipal, réunion de direction (calendrier des réunions, rédaction et diffusion des comptes rendus…)

Rédaction et suivi des arrêtés et des décisions du Maire

Le/la collaborateur.trice du Maire et de la DGS réalise :

- le traitement des archives de la commune en lien avec les services,

- la gestion des baux et des conventions de la commune

- la gestion de la documentation

- la gestion du BP de l’administration générale et gestion des commandes

- le suivi des dossiers contentieux de la collectivité en lien avec la DGS

- la gestion des dossiers directement suivis par la DGS

- la gestion des fournitures administratives et de la téléphonie mobile

Profils recherchés

Profil assistant.e de direction / rédacteur

Bonne connaissance de l’environnement règlementaire des collectivités territoriales

Connaissance des règles juridiques d’élaboration des actes administratifs

Culture administrative

Techniques de secrétariat de direction

Maîtrise des techniques d’accueil du public

Maîtrise des outils informatiques et des logiciels métiers

Techniques rédactionnelles

Grande rigueur dans le respect des procédures

Aptitude au travail transversal et collaboratif

Capacité à mener des projets

Rigueur, autonomie, sens de l’organisation, polyvalence, adaptabilité et esprit d’équipe et de synthèse

Sens du service public

Sens du contact - écoute – savoir s’adapter à son interlocuteur

Savoir gérer son temps

Etre force de proposition et savoir prendre des initiatives

Savoir faire preuve de réactivité et gérer les situations d’urgence

Discrétion et devoir de réserve

Disponibilité

Bonne présentation

Logiciel : idelibre pour la gestion dématérialisée des assemblées / CIRIL finances

Discrétion professionnelle, secret professionnel, et devoir de réserve

Gestion simultanée de plusieurs dossiers

Travail sur écran

Travail en soirée possible lié au conseil municipal