coordinateur budgétaire

Descriptif de l'emploi

Le coordinateur budgétaire est rattaché au responsable du Pôle pilotage des ressources au sein de la Direction Ressources et Amélioration Continue

Missions / conditions d'exercice

Engagement financier des dépenses, en veillant à la bonne imputation budgétaire selon la nature des marchés et des fonctions comptable

Suivi et Contrôle de la gestion des factures du pôle Education

Gestion des dépenses et recettes intercommunales liées aux enfants scolarisé à Roubaix ou à l'extérieur de la commune

Calcul, émission trimestrielle des titres de recette et courrier adressés au Rectorat, correspondant au temps consacré par les agents de la Ville à l'entretien des locaux occupés par les inspecteurs de l'éducation nationale

Création de tiers sur le logiciel comptable, vérification des pièces à fournir et transmission au service compétent pour validation

Rédaction de certificats administratifs

Extraction des données du logiciel comptable, transmises aux responsables commandes des autres services pour leur suivi

Point téléphonique mensuel avec les responsables commandes et certains partenaires

Avant la clôture comptable, point avec chaque responsable commande pour savoir s'il souhaite solder ses bons d'engagement en cours, et justification du report en cas contraire

Relance téléphonique ou par mail des prestataires n'ayant pas rattaché leur facture dans les délais

Relance par mail ou téléphone des collègues n'ayant pas engage leurs dépenses

Information des collègues sur leur disponibilités budgétaire pour une commande et alerte en cas d'absence de crédit disponibles, avec conseil de procéder à une demande de virement de crédits

Suivi des factures de cantine pour les enfants scolarisés en école mais accueillis en cantine faute de place, dans certains collèges et lycées partenaires

Gestion des commandes de fournitures administratives de bureau pour la direction, bons de commande, vérification de la conformité des livraisons, transmission des factures aux secrétaires des services pour validation, mandatement, suivi avec le fournisseur (mission exercée de 2011 à 2024, puis transmise à une collègue).

transmission ponctuelle de consignes et formation informelle de collègues sur certaines tâches du service.

Gestion du dossier Caisse des écoles en remplacement d'un collègue en cas de congé, d'absence ou d'urgence (2011-2022)

Analyse des causes de rejet de factures et traitement de ces rejets

Conseil et assistance technique aux collègues responsables commande

Remplacement des collègues du service en cas d'absence, maladie ou congé, sur les dossiers jeunesse, petite enfance et loisirs éducatifs

Gestion des commandes de produits parapharmaceutiques pour les écoles

suivi mensuel des relevés de photocopieurs des écoles transmis par les directions d'écoles et transmission au fournisseur pour facturation

Tenue de tableaux de bord et de suivi pour chaque responsable commandes, collègues internes

Commande des fournitures de bureau

Dossier de rétrocession du forfait intercommunal

Dossier de financement d'un poste de contrôle sécurité, convention LMH, engagement de dépense pour la sécurisation d'une école en zone sensible

Profils recherchés

Maîtrise de la comptabilité publique et des règles d'engagement des dépenses.

Connaissance du fonctionnement budgétaire d'une collectivité territoriale

Maîtrise du logiciel comptable et des outils bureautiques

Rigueur et organisation

Autonomie et capacité d'initiative dans le traitement des dossiers

Respect des délais réglementaires

Aptitude à échanger avec des interlocuteurs variés (collègues, prestataires, collectivités partenaires, Rectorat)

Capacité à expliquer et faire respecter des procédures, y compris par relance