Coordinateur/Coordinatrice des animations et de l'événementiel

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité de la direction générale et en lien avec l’élu référent, le coordinateur participe à la conception, à la préparation et surtout à la mise en œuvre opérationnelle des animations et événements de la Ville.

Véritable interlocuteur de terrain, présent aux différentes étapes de réalisation des manifestations. Il assure le lien entre les services municipaux, les associations, les bénévoles, les commerçants, les prestataires et les différents partenaires.

Le poste implique une présence régulière sur le terrain, avant, pendant et après les événements, ainsi qu'une disponibilité adaptée au calendrier des manifestations.

Missions / conditions d'exercice

Concevoir et préparer les animations :

• Proposer des idées, thèmes, concepts et formats d’animations en cohérence avec les orientations municipales.

• Participer à l’élaboration des programmes et calendriers des manifestations.

• Anticiper les besoins humains, matériels, techniques et logistiques nécessaires à chaque événement.

Organiser concrètement les manifestations

• Préparer les besoins matériels et humains.

• Etablir les plannings.

• Répartir les missions

• Suivre la manifestation de sa préparation jusqu’à son démontage.

Assurer une présence opérationnelle sur le terrain

• Participer à l’installation et à la préparation des sites avant les manifestations.

• Accueillir et accompagner les intervenants, prestataires, associations et partenaires.

• Coordonner les équipes, bénévoles et différents intervenants sur place.

• Être présent(e) pendant les manifestations et veiller à leur bon déroulement.

• Être l’interlocuteur opérationnel des acteurs présents lors des événements.

• Identifier rapidement les difficultés et apporter des réponses adaptées.

Animer et développer le réseau local

• Entretenir une relation régulière et de proximité avec les associations locales.

• Mobiliser et accompagner les bénévoles participant aux manifestations.

• Développer les relations avec les commerçants et acteurs économiques locaux.

• Favoriser la participation des associations, commerçants et habitants aux animations communales.

Coordonner les différents intervenants

• Coordonner les interventions des services techniques, de la communication et des autres services municipaux.

• Assurer les échanges avec les prestataires et partenaires extérieurs.

Accueillir et accompagner les porteurs de projets

• Accueillir les associations, structures et porteurs de projets souhaitant organiser ou participer à une manifestation.

Assurer le suivi administratif des manifestations

• Préparer et suivre les documents nécessaires à l’organisation des manifestations.

• Assurer le suivi des demandes, conventions, autorisations et arrêtés.

• Tenir à jour les tableaux de suivi des manifestations.

• Participer au suivi des dépenses et des éléments budgétaires liés aux événements.

• Assurer le classement et le suivi des documents relatifs aux manifestations.

Cette dimension administrative constitue un support à l’activité événementielle et ne constitue pas le cœur du poste.

Participer à la communication des événements

• Participer à la préparation des informations nécessaires à la communication des manifestations.

Évaluer les manifestations et proposer des améliorations

• Réaliser un bilan après chaque manifestation.

• Recueillir les retours des participants, associations, bénévoles, prestataires et services municipaux.

• Identifier les points positifs et les difficultés rencontrées.

• Proposer des pistes d’amélioration pour les éditions suivantes.

• Être force de proposition pour renouveler et développer l’offre d’animations de la Ville.

Profils recherchés

Formation et expérience

• Formation dans le domaine de l’événementiel, de l’animation, de la gestion de projets, de la communication ou expérience professionnelle équivalente.

• Une expérience dans l’organisation de manifestations, l’animation locale ou la coordination de projets constitue un atout.

• Une expérience dans une collectivité territoriale ou dans le milieu associatif est appréciée.

• Permis B souhaité.

Compétences et savoir-faire

• Maîtrise des techniques d’organisation et de coordination d’événements.

• Capacité à organiser et planifier plusieurs manifestations simultanément.

• Aptitude à coordonner différents interlocuteurs et intervenants.

• Capacité à travailler avec des bénévoles et des associations.

• Sens pratique et capacité à trouver rapidement des solutions.

• Bonne capacité rédactionnelle et maîtrise des outils bureautiques.

• Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales appréciée.

• Capacité à suivre les aspects administratifs et budgétaires liés aux manifestations.

• Capacité à travailler dans des délais contraints et à gérer les imprévus.

Savoir être

• Dynamisme.

• Sens du contact.

• Disponibilité.

• Aisance relationnelle.

• Goût affirmé pour le travail de terrain et le contact avec le public.

• Capacité à aller vers les autres.

• Autonomie.

• Réactivité.

• Esprit d’initiative.

• Capacité d’adaptation.

• Sens pratique.

• Aptitude à fédérer.

• Goût du travail en équipe.

• Capacité à gérer les imprévus et les périodes de forte activité

Conditions particulières d'exercice

• Poste partagé entre travail de préparation administrative et présence importante sur le terrain.

• Déplacements fréquents sur les différents sites communaux.

• Présence indispensable lors des principales manifestations organisées par la Ville.

• Horaires variables liés à l’activité événementielle.

• Interventions régulières en soirée, les week-ends et jours fériés selon le calendrier des manifestations.

• Forte disponibilité lors des périodes de préparation et de déroulement des événements.

• Capacité à gérer simultanément plusieurs événements et à faire face aux imprévus.

Relations internes

• Maire

• Élu(e) référent(e).

• Services municipaux.

• Services techniques.

• Service communication.

• Ensemble des agents mobilisés dans le cadre des manifestations.

Relations externes

• Associations locales.

• Bénévoles.

• Commerçants et acteurs économiques.

• Prestataires et intervenants.

• Partenaires institutionnels.

• Porteurs de projets.

• Habitants et participants aux manifestations.