Coordinateur / Coordinatrice des secrétariats du pôle

Vos missions en quelques mots

MISSIONS (liste non exhaustive) :

Au sein de la CMME, le ou la coordinateur/rice des secrétariats sous la responsabilité du chef de pôle, a pour missions de piloter, organiser et coordonner l’activité de l’ensemble des secrétariats médicaux du pôle, dans les domaines suivants :

Management et la gestion humaines des secrétaires du pôle (gestion du temps de travail, formation et la participation à l’évaluation) :

- Assurer l’accueil et organisation des nouveaux arrivants - Assurer l’accueil, accompagnement et aide à l’intégration des nouveaux arrivants - Gérer les demandes de stagiaires secrétaires médicales - Elaborer les plannings des secrétaires et des organisations de travail, validation des congés et organisation des présences et absences sur le site - Préparer les entretiens professionnels en lien avec la cadre administrative de pôle - Identifier et recueillir les besoins de formation et la préparation du plan de formation continue - Elaborer et mettre en place les procédures de bonnes pratiques des secrétaires - Suivre des évènements indésirables et propositions des mesures correctives - Animer des réunions d’informations - Produire et suivre des indicateurs d’activité des secrétaires - Suivre des données des Ressources Humaines (mise à jour mensuelle du tableau des emplois) - Prévenir et de gérer des situations conflictuelles - Harmoniser les pratiques professionnelles

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Management de la qualité :

- Participer à l’évaluation de la satisfaction des usagers (traitement des doléances/évènements indésirables et mesures correctives),

- Participer au suivi des indicateurs d’activité et de performances des secrétariats et de mettre en place d’actions d’optimisation et d’exhaustivité de l’activité en lien avec le bureau des entrées et du département d’information médicale (tableaux de bord, contentieux, rejets, erreurs), ainsi que la mise en place du plan de continuité d’activité (dysfonctionnement informatique, encombrement des lignes téléphoniques, …)

- Participer à l’accompagnement des bonnes pratiques professionnelles (traçabilité de production des documents, du circuit clinique, harmonisation des pratiques…)

- Participer aux groupes de travail qualité dans son champ de compétences (auto évaluation, certification…)

Management et la gestion des projets :

- Contribuer à la gestion des projets relatifs aux secrétariats en lien avec les orientations du pôle et institutionnels

- Assurer une veille organisationnelle, règlementaire et technologique sur son périmètre

Participer à coordination administrative de l’activité de l’unité dépressions résistantes

Participer au travail institutionnel en collaboration avec l’équipe pluridisciplinaire

Profil recherché

Formations, Diplômes et/ou qualifications requises :

- Compétences en organisation des secrétariats (médical et/ou administratif)

- Connaissance de la bureautique (Word, Excel, Power Point)

- Connaissance des logiciels métiers (dossier patient informatisé, suivi de la facturation/entrées et sorties) appréciée

- Connaissance de l'environnement médical, soignant et socio-éducatif

- Connaissances de l’identitovigilance

- Connaissances des droits du patient

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- Connaissances de la santé mentale et de ses troubles.

- Techniques du secrétariat

SAVOIR-FAIRE ET SAVOIR-ETRE :

- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau

- Respecter les règles du secret professionnel et de la discrétion professionnelle

- Être méthodique, organisé et rigoureux

- Avoir le sens de l’accueil et de l’écoute

- Savoir transmettre à qui de droit les informations indispensables à la continuité du service

- Avoir une capacité d’adaptation aux différentes situations professionnelles rencontrées

- Être ponctuelle et savoir faire preuve de disponibilité

- Animer et développer un réseau professionnel

- Concevoir et organiser des évènements

- Conseiller et orienter les choix d'une personne ou d'un groupe, relatifs à son domaine de compétence

- Négocier des prestations, des contrats, des accords avec des interlocuteurs internes/externes

- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

- S'exprimer en public

CONNAISSANCES :

- Connaissance de l’organisation hospitalière

- Animation d’équipe

- Communication

- Management

- Organisation du travail

- Evaluation de la charge de travail

Temps de travail : Temps plein Statut : Contractuel ou Titulaire Intitulé du poste : Coordinateur/rice des secrétariats du pôle Lieu de travail : Site Sainte-Anne – CMME – 1 rue de Cabanis – 75014 Paris

Organisation du travail : Travail en équipe

Spécificités liées à la fonction :

Liaison hiérarchique : - Chef de pôle

Liaisons fonctionnelles : - Cadre Supérieur de Pôle - Attaché/e d’administration hospitalière de pôle

Relations : - Médecins, - Médecins investigateurs, - L’encadrement de santé, - Ensemble de l’équipe paramédicale et socio-éducative

Poste à pourvoir : Dès que possible

Vacant à partir du 09/07/2026

Secrétaire médicale / Secrétaire médical