Coordinateur de l’Espace Famille et de la relation citoyenne H/F

Descriptif de l'emploi

Le /la Coordinateur(ice) de l’espace famille est en charge d’assurer la gestion des dossiers d’inscriptions scolaires et périscolaires ainsi que des demandes associées des familles (réservations, facturation…) par un management efficace des agents de l’Espace Famille. L’agent accompagne, par ses actions, la démarche de Gestion de la relation citoyenne de la collectivité et de modernisation des accueils.

Missions / conditions d'exercice

Le /la Coordinateur(ice) de l’espace famille est en charge d’assurer la gestion des dossiers d’inscriptions scolaires et périscolaires ainsi que des demandes associées des familles (réservations, facturation…) par un management efficace des agents de l’Espace Famille. L’agent accompagne, par ses actions, la démarche de Gestion de la relation citoyenne de la collectivité et de modernisation des accueils.

MISSIONS :

 Gestion de l’organisation du service et du management de l’équipe :

- Encadrer les agents du service au quotidien

- Suivre ou/et mettre en place des process ou procédures

 Gestion et organisation des activités principales :

- Organiser la gestion des inscriptions administratives scolaires et périscolaires et du service jeunesse, gestion des réservations aux activités périscolaires et des PAI

- Assurer la communication générale auprès des familles

 Gestion de la facturation et suivi des dettes :

- Effectuer les opérations préalables nécessaires à la facturation des activités

- Assurer les échanges avec la Trésorerie sur les dossiers ou situations difficiles

- Suivre les dettes des familles

 Gestion et paramétrage du logiciel métier et du portail famille :

- Gérer les paramétrages du logiciel métier nécessaires pour chaque année scolaire ou dans le cadre de la création de nouvelles activités ou services

- Mettre à jour le portail famille

 Modernisation de la relation citoyenne :

- Participer à la formulation et à la mise en œuvre d’actions visant l’amélioration des services aux usagers

- Assurer le suivi des indicateurs de mesure de la qualité de service

 Suppléance

- Pouvoir accompagner les collègues de travail dans leurs missions en cas de surcharge ou d’absence (congés…)

Profils recherchés

• Connaissance du secteur scolaire et de la règlementation associée

• Connaissance de l’outil métier Concerto

• Discrétion et diplomatie

• Sens du service public

• Maîtrise des outils bureautiques

• Qualités relationnelles et rédactionnelles

• Sens de l’organisation et réactivité

• Esprit d’initiative et capacité d’adaptation

• Capacité à travailler en équipe

SPECIFICITES DU POSTE :

Réunions occasionnelles en soirée

Poste à temps complet (38h30)

Ouvert aux titulaires et à défaut aux contractuels (contrat de 12 mois renouvelable)