Coordinateur Infologistique-Reprographie (h/f)

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité hiérarchique de la Responsable du Service Infologistique, vos missions principales sont les suivantes :

- Contribuer au pilotage des activités Infologistiques : Courriers, Copieurs, Reprographie, Fournitures

- Piloter la distribution des fournitures des services municipaux et les travaux de reprographie

- Encadrer le personnel lors de l'absence de la responsable

- Contribuer à améliorer les processus métiers et services rendus aux utilisateurs

Missions / conditions d'exercice

À ce titre, vos missions se décomposent comme suit :

Organisation et gestion des activités Infologistiques :

- Utilisation du matériel de l'atelier reprographie (copieurs haut volume et couleur, imprimante d'adresses, massicot électrique, thermo-relieur, machine à mise sous plis...)

- Modifier des maquettes et être force de proposition sur les travaux à réaliser

- Réception et départ des courriers (via La Poste)

- Ouverture, tri, datage des courriers

- Ventilation des courriers par services destinataires, plis, parapheurs et colis

- Contribuer à la gestion rigoureuse des courriers dits " Spécifiques " et des courriers dématérialisés via le logiciel Acropolis

Gestion des fournitures :

- Superviser la réception, vérifier, ranger et gérer les fournitures et papier de reprographie

- Superviser la préparation des commandes pour les services

- Assurer la gestion des stocks

Gestion administrative et encadrement

- Effectuer les commandes auprès des fournisseurs (enregistrer, saisir les bons de commande dans le logiciel finances /de livraison) et vérifier les factures

- Suivre la maintenance des matériels et la gestion des contrats de maintenance

- Suivre et gérer les budgets fournitures et papier alloués aux services

- Assurer le suivi budgétaire de l'activité reprographie en lien avec le responsable

- Anticiper les organisations liées aux absences

- Aider à la mise en place et au respect des consignes

Projets, améliorations et outils :

- Aider à la mise en œuvre et à l'amélioration continue du service et ses procédures

- Alimenter et réaliser des tableaux de bord, production de statistiques et participation au bilan d'activité en lien avec le Responsable Infologistique

- Aide à l'analyse des besoins et à la réflexion en vue de passation de marchés publics liés à l'activité reprographie

Conditions particulières d'exercice :

- Port de charges

- Amplitude horaire : de 08h30 à 18h00

- Possibilité de travailler le samedi, et lors des élections

Profils recherchés

- Niveau CAP/BEP minimum

- Permis B

- Expérience d'une fonction similaire

Connaissances :

- Connaissance de l'organisation municipale et des services municipaux

- Univers Infologistique (activités, fournisseurs, équipements, processus, logiciels)

Compétences techniques ou savoir-faire :

- Application des procédures administratives

- Savoir coordonner et animer une équipe

- Utiliser des équipements numériques et logiciels associés

Aptitudes :

- Rigueur

- Capacités de méthode et d'organisation

- Capacité d'adaptation, polyvalence

- Discrétion professionnelle

- Capacités à prendre des initiatives et des décisions