Coordinateur ou coordinatrice des assistant(e)s de formation H/F

Vos missions en quelques mots

Missions - Management et la coordination des assistant(e)s pédagogiques en lien étroit avec les responsables de formation et les adjoints du département ; - Coordination de la programmation des activités de formations ; - Suivi de certaines opérations administratives et financières ; - Appui à la cheffe de département dans le suivi des réunions et la préparation des activités transversales.

Activités principales Coordination et management de l’équipe des assistant(e)s et assistants pédagogiques : - Assurer le management : animation des réunions d’équipe, suivi et rééquilibrage des charges de travail, accompagnement au quotidien, gestion du planning des temps de présence sur site au regard des sessions de formation, réalisation des évaluations annuelles - Mettre en place et suivre des outils de pilotage et d’organisation du travail permettant d’harmoniser les pratiques, fluidifier les échanges et sécuriser les processus internes ; - Superviser l’activité quotidienne de l’équipe : appui à la résolution de difficultés, propositions pour améliorer les pratiques, coordination avec les responsables de formation.

Appui à la mise en œuvre des activités de formation : - Soutenir ponctuellement les assistant(e)s de formation dans l’organisation logistique : recherche de salles, coordination avec les intervenants, préparation des événements structurants ; - Assurer un suivi hebdomadaire structuré du planning général des formations afin de garantir cohérence, anticipation, continuité de service et qualité de mise en œuvre ;

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- Faire un suivi régulier avec le référent Qualiopi du département de la formation continue sur le suivi des procédures par l’équipe des assistant(e) de formation ; - formation continue sur le suivi des procédures par l’équipe des assistant(e)s de formations ; - Être force de propositions dans l’amélioration et l’optimisation des processus et être la personne contact pour les outils de scolarité et d’évaluation des formations ; - Collecter des informations et données sur des projets/thématiques spécifiques au sein du département de la formation continue.

Assurer le suivi financier en lien avec l’adjoint en charge de la coordination administrative et financière, et la gestionnaire administrative et financière : - Effectuer un suivi rigoureux des lots de rémunération des intervenants : relance des intervenants en cas de besoin et mise en paiement dans l’outil de scolarité ; - Effectuer un suivi rigoureux des contributions employeurs sur des programmes spécifiques.

Appuyer la cheffe de département : - Préparer et organiser différents événements professionnels ; - Aider à la gestion de l’agenda de la cheffe de département : préparation des réunions

- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus en cas de besoin ;

- Être la personne contact pour la planification des formations internes ;

- Organiser l’accueil des nouveaux arrivants.

Profil recherché

En cohérence avec le développement de l’activité, le département souhaite recruter un(e) coordinatrice/coordinateur des assistant(e)s de formation.

Vous disposez d’une solide expérience en coordination administrative et logistique de la formation et appréciez le travail en équipe. Vous savez organiser et coordonner l’activité, accompagner les agents dans leur quotidien et faciliter la coopération. Votre sens de l’organisation, votre réactivité et votre aisance avec les outils numériques vous permettent d’assurer la maîtrise et le suivi des processus qualité et administratifs, tout en apportant un appui efficace à vos collègues et votre hiérarchie.

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

• Spécialisation Ressources humaines, gestion du personnel, gestion de l'emploi, Enseignement formation

Compétences attendues

Savoirs

→ Connaissances générales du fonctionnement et de l'organisation de la fonction publique - Maitrise

→ Connaissance de l'environnement de la formation professionnelle - Maîtrise

→ Techniques de secrétariat et de gestion administrative - Maitrise

→ Connaissance des procédures et règles budgétaires - Application

→ Animation de réunion et rédaction de compte rendu et de relevé de décision - maîtrise

→ Connaissance des principes et procédures liés à la qualité des activités de formation - application

Savoir-faire → Animer et coordonner une équipe - maîtrise

→ Planifier et organiser les activités dans le respect des délais - Maitrise

→ Utiliser les outils bureautiques et collaboratifs - Expertise

→ Accueillir et accompagner des interlocuteurs variés y compris de haut niveau - Maitrise

→ Rédiger des écrits administratifs - Application

→ Assurer une veille, identifier les difficultés et alerter la hiérarchie - maîtrise

→ Rendre compte de son activité et ses difficultés à sa hiérarchie - maîtrise

Compétences comportementales transverses → Sens de l'organisation, rigueur et méthodologie - Expertise

→ Réactivité

→ Appétence pour les outils de scolarité et maitrise du pack office

→ Autonomie et capacité d'adaptation - Maitrise

→ Qualités relationnelles et goût du travail en équipe - maîtrise

→ Ecoute, disponibilité et capacité à accompagner les agents et favoriser la coopération

Qualifications Niveau de diplôme |Bac +2 dans les domaines de la gestion administrative, du management, de l'administration des organisations, de la formation ou équivalent.

Expérience

Expériences de 5 à 10 ans dans la coordination d'activités administratives ou pédagogiques, idéalement acquise au sein d'un établissement d'enseignement supérieur, de formation ou d'une organisation publique

Groupe Rifseep | 2

Nombre d’agents encadrés | 6 agents

Affectation | Direction de la formation initiale et continue • Département de la formation continue

Moyens mis à disposition Un PC portable, possibilité de télétravail sur accord du manager, prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%, mutuelle obligatoire et prévoyance optionnelle avec participation employeur, 7 jours de récupération par an possible, 25 jours de congés, 19 jours de RTT (si 37h hebdomadaire), badgeage avec plages fixes et plages variables, activités sportives et de développement personnel proposées, accès aux cantines administratives (avec tarif préférentiel).

Contraintes particulières liées au poste

- Déplacements ponctuels à Strasbourg

- Disponibilité et flexibilité horaire : besoin ponctuel d’être présent sur site dès 8h.

- Présence sur site notamment lors des ouvertures et fermetures des cycles de formation.

Vacant à partir du 12/10/2026

Chargée / Chargé du pilotage de l'offre de formation