Coordinateur(trice) épicerie sociale et solidaire

Descriptif de l'emploi

Le CCAS de Beaupréau-en-Mauges recrute un coordinateur(trice) de l'épicerie sociale et solidaire.

Poste à temps non complet : 17.5/35ème rattaché au directeur du CCAS et en lien principal avec la CESF (référente sociale de l'épicerie).

Lieu de travail : CCAS 24 rue Mont de Vie à Beaupréau

Sous l’autorité du directeur du CCAS, le/la coordinateur.trice assure la gestion opérationnelle de l’épicerie sociale et solidaire : approvisionnements, stocks, fonctionnement de la boutique, coordination des bénévoles et suivi d’activité. Il/elle organise les moyens nécessaires pour assurer la continuité et la qualité du service. Il/elle veille au libre choix des produits, à l’autonomie des personnes accueillies, à la lisibilité des prix et à un accueil digne et non jugeant. Il/elle assure la mise en œuvre des règles sanitaires et la fiabilité des données de gestion. Il/elle travaille en lien étroit avec le/la conseiller/conseillère en économie sociale familiale (CESF).

Conditions d’exercice du poste :

- Ouverture au public prévue le jeudi après-midi ; présence prioritaire le jeudi matin et l’après-midi pour la préparation, l’ouverture et la clôture.

- Temps de travail annualisé. Horaires organisés selon les collectes, les fournisseurs, les réunions, les formations et les actions ponctuelles ; planning défini dans le cadre de la quotité retenue et des règles de la collectivité.

- Déplacements liés aux approvisionnements et aux partenaires, notamment vers Cholet pour la Banque alimentaire. Permis B exigé.

- Participation à la manutention de cartons, bacs et marchandises ; travail à proximité d’équipements frigorifiques.

Utilisation d’outils informatiques, d’Escarcelle, d’équipements de caisse et de paiement selon les habilitations, ainsi que de matériels simples de manutention.

Missions / conditions d'exercice

Activités principales :

Organiser le fonctionnement de l’épicerie

- Planifier l’activité en fonction de l’ouverture hebdomadaire, des approvisionnements et des disponibilités des bénévoles ; ajuster l’organisation face aux imprévus.

- Préparer les permanences, organiser la mise en rayon et le réassort, veiller à l’affichage des prix et assurer l’ouverture et la fermeture selon les procédures définies.

- Veiller au respect du règlement de fonctionnement, de la jauge de l’établissement recevant du public (ERP) et des consignes de sécurité ; signaler les difficultés à la direction.

- Contribuer directement aux tâches nécessaires au fonctionnement de l’épicerie et organiser la continuité du service avec l’équipe bénévole.

Développer les approvisionnements et gérer les stocks

- Analyser les besoins en produits à partir de la fréquentation, des stocks et des retours des personnes accueillies ; préparer les commandes en tenant compte du budget, des capacités de stockage et d’écoulement.

- Développer et sécuriser un réseau diversifié de fournisseurs et de donateurs : Banque alimentaire, Halte du Cœur, MIAM, producteurs, grandes et moyennes surfaces, associations et entreprises. Assurer le lien opérationnel avec ces interlocuteurs.

- Organiser les collectes, les transports et les réceptions, en mobilisant les bénévoles ou en assurant les déplacements selon les besoins ; adapter les moyens aux produits et aux contraintes de conservation.

- Réceptionner et contrôler les marchandises : quantités, état, dates, températures et conformité. Appliquer les critères d’acceptation et refuser ou isoler les produits ne répondant pas aux exigences sanitaires, aux besoins de l’épicerie ou à ses capacités de stockage et d’écoulement.

- Enregistrer les mouvements de produits dans le logiciel de gestion, assurer les inventaires et la rotation des stocks ; anticiper les ruptures, limiter les surstocks, les pertes et le gaspillage.

Assurer la maîtrise sanitaire et la gestion des déchets

- Appliquer et faire appliquer le plan de maîtrise sanitaire (PMS) et les procédures de transport, réception, stockage, nettoyage-désinfection et traçabilité.

- Organiser les relevés de température des équipements frigorifiques, en vérifier la réalisation et assurer leur traçabilité ; veiller au maintien de la chaîne du froid.

- Assurer le suivi des dates limites de consommation (DLC) et des dates de durabilité minimale (DDM), selon les règles propres à chacune ; appliquer les procédures de mise à l’écart des produits non conformes.

- Organiser le tri, le stockage temporaire et l’évacuation des déchets, dans le respect des procédures et de l’hygiène des locaux.

- Signaler immédiatement les anomalies à la direction, prendre les mesures conservatoires nécessaires dans son périmètre et suivre les actions correctives.

Assurer les encaissements et le suivi de la régie

- Assurer les fonctions de régisseur envisagées pour le poste, sous réserve de nomination formelle et dans le périmètre fixé par les actes de régie.

- Organiser les encaissements, la tenue et la clôture de caisse ; assurer la concordance avec les opérations enregistrées dans le logiciel de gestion.

- Conserver les justificatifs, sécuriser les fonds et les moyens de paiement, effectuer les opérations de remise et de suivi prévues ; signaler tout écart ou incident à la direction et aux interlocuteurs compétents.

Coordonner et accompagner les bénévoles

- Recenser les disponibilités, élaborer les plannings, répartir les missions et organiser les remplacements.

- Accueillir les nouveaux bénévoles et leur transmettre les principes du projet, les procédures, les règles de sécurité et les consignes correspondant à leurs activités.

- Animer les temps de préparation, accompagner l’équipe dans la réalisation des tâches et vérifier la bonne application des consignes.

- Identifier les besoins de formation, favoriser la cohésion et la circulation de l’information ; partager avec la CESF les observations utiles au fonctionnement et à l’accueil.

- Veiller à la confidentialité, au non-jugement et au respect du libre choix des personnes ; intervenir en cas de difficulté et solliciter la direction lorsque la situation le nécessite.

Contribuer à la convivialité et aux partenariats

- Contribuer à un espace accueillant et convivial ; recueillir les retours des personnes sur les produits et les modalités d’accueil pour adapter le fonctionnement.

- Participer à l’organisation matérielle et logistique des actions collectives et des animations, en lien avec la CESF et les partenaires. La CESF porte leur dimension sociale et l’articulation avec l’accompagnement des personnes.

- Participer, en accord avec la direction, aux réunions et échanges de pratiques utiles à la gestion de l’épicerie, notamment ceux des réseaux ANDES et Banque alimentaire ; en partager les enseignements avec l’équipe.

Suivre et améliorer l’activité

- Tenir à jour les données nécessaires au pilotage : foyers accueillis, passages, paniers, approvisionnements, stocks, pertes, recettes, bénévolat et incidents, en utilisant les outils disponibles,

- Produire les éléments nécessaires aux bilans du CCAS et des partenaires ; contribuer au suivi budgétaire et rendre compte à la direction de l’activité, des écarts et des difficultés.

- Analyser les résultats et les retours de terrain, proposer des améliorations et mettre en œuvre les ajustements validés.

Profils recherchés

Diplôme/habilitation/permis/qualification nécessaires à l’exercice des fonctions :

- Permis B Exigé

Compétences requises :

Connaissances / Savoirs :

- Notions d’hygiène et de sécurité alimentaire, des principes HACCP et du plan de maîtrise sanitaire.

- Notions sur la gestion des approvisionnements, des stocks, des inventaires et de la rotation des produits.

- Notions sur le fonctionnement d’un CCAS et d’une collectivité territoriale.

- Notions sur les règles de régie et principes de comptabilité publique utiles aux encaissements et au suivi des recettes.

Savoir-faire

- Planifier une activité, hiérarchiser les priorités, organiser les moyens et gérer les imprévus avec autonomie.

- Gérer les commandes et les stocks, analyser les écarts et suivre des indicateurs d’activité.

- Coordonner fonctionnellement des bénévoles, transmettre des consignes claires et mobiliser un collectif.

- Développer des partenariats d’approvisionnement et entretenir des relations de travail fiables.

- Analyser les besoins réels des personnes accueillies en matière de produits, leurs usages et leurs retours, sans projeter ses convictions ou préférences personnelles ; tenir compte de la qualité de l’offre et du budget disponible.

- Utiliser les outils bureautiques et le logiciel Escarcelle*, assurer la fiabilité des saisies et rendre compte de son activité.

Savoir-être

- Rigueur, organisation, autonomie, initiative et adaptabilité.

- Qualités relationnelles, écoute et capacité à mobiliser une équipe.

- Bienveillance, absence de jugement, respect de la dignité et du libre choix des personnes.

- Discrétion professionnelle, équité et sens du service public.