coordination du service mutualisé de secrétaires de mairie

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité du DGS, la coordinatrice assure le pilotage opérationnel et l’animation du service mutualisé de secrétaires de mairie.

Missions / conditions d'exercice

Missions :

Pilotage et organisation du service mutualisé

Recueillir, analyser les besoins des communes en matière de secrétariat de mairie.

Organiser les mises à disposition des secrétaires de mairie

Elaborer et ajuster les plannings d’intervention en fonction des besoins des communes.

Identifier les difficultés éventuelles dans les relations entre les communes et les secrétaires de mairie et contribuer à leur résolution.

Mettre en œuvre et assurer le suivi des conventions de mise à disposition avec les communes.

Encadrement hiérarchique et animation du collectif

Assurer l’encadrement hiérarchique des secrétaires de mairie mutualisées.

Organiser un suivi régulier de l’activité, des conditions d’exercice et des éventuelles difficultés rencontrées par les agents.

Conduire les entretiens professionnels, Identifier les besoins en formation et contribuer au suivi des objectifs

Animation du service commun et, plus largement, animation d’un réseau des secrétaires de mairie du territoire CCVP

Organiser des temps réguliers d’échange et de partage d’expérience (4 par an)

Concevoir et organiser, en lien notamment avec le CNFPT ou les partenaires institutionnels, des actions de formation mutualisées répondant aux besoins des secrétaires de mairie.

Identifier les problématiques communes rencontrées dans les communes et rechercher collectivement des réponses adaptées.

Contribuer à l’harmonisation des pratiques professionnelles et des outils utilisés, dans le respect des spécificités de chaque commune ?

Veille administrative au bénéfice du réseau

Identifier, sélectionner et diffuser les ressources documentaires, guides, modèles et outils utiles à l’exercice des fonctions de secrétaire de mairie.

Relayer auprès des agents et des communes les informations utiles provenant des institutions et partenaires.

Participer aux réunions, groupes de travail et actions proposées par les partenaires institutionnels intervenant dans le champ communal.

Evaluation et développement du service

Elaborer régulièrement un bilan de l’activité du service : nombre de communes bénéficiaires, nombre d’agents mutualisés, volume d’heures, taux de couverture des demandes des communes, nombre et la nature des formations organisées, nombre de réunions du réseau et le taux de participation, actions de mutualisation mises en place, retours et le niveau de satisfaction des communes, les principales difficultés rencontrées et les actions correctives engagées

Anticiper les évolutions des besoins des communes et leurs conséquences sur les compétences et les effectifs nécessaires.

Intervention ponctuelle en qualité de secrétaire de mairie

À titre exceptionnel et en cas de nécessité de service, la coordinatrice peut être amenée à intervenir directement auprès d’une commune afin d’assurer un remplacement ou un dépannage temporaire en qualité de secrétaire de mairie.

Cette intervention demeure ponctuelle et ne remet pas en cause la mission principale de pilotage, de coordination et d’encadrement du service.

Profils recherchés

Savoirs

Bonne connaissance de l’environnement professionnel des secrétaires de mairie.

Maîtrise des outils bureautiques et des outils de planification et de suivi d’activité.

Savoir-faire

Encadrer et accompagner une équipe d’agents exerçant leurs missions dans des communes différentes.

Animer un réseau professionnel et favoriser le partage d’expérience.

Identifier les besoins en compétences et construire des actions de formation adaptées.

Organiser et diffuser une veille professionnelle.

Conduire des réunions

Communiquer avec des interlocuteurs variés : agents, élus, directions, partenaires institutionnels.

Etre capable d’intervenir ponctuellement sur des missions de secrétariat de mairie.

Savoir-être

Sens de l’organisation

Qualités relationnelles et capacité d’écoute.

Diplomatie et aptitude à gérer des situations nécessitant arbitrage ou médiation.

Autonomie et sens des responsabilités.

Capacité à fédérer et à travailler en réseau.

Discrétion et respect de la confidentialité.

Esprit d’initiative et force de proposition.