Coordinatrice administrative du studio

Descriptif de l'emploi

Placée sous la responsabilité de la responsable du service vie associative, la coordinatrice administrative assure le fonctionnement administratif et organisationnel du studio. Elle constitue l’interface entre les usagers, les professionnels intervenant dans le studio et les services de la collectivité. Elle contribue à la bonne organisation des sessions, au suivi des réservations et des conventions, à l’accueil des usagers ainsi qu’à la valorisation du studio et à l’appui administratif du service Vie associative.

Missions / conditions d'exercice

assure le secrétariat et la gestion administrative du studio

pilote la gestion administrative courante du studio et veille à la circulation des informations.

pilote le suivi des plannings via la plateforme dédiée et actualise les disponibilités en fonction des réservations.

instruit les dossiers de demande d’utilisation du studio et vérifie la complétude des pièces nécessaires.

élabore et assure le suivi des conventions d’utilisation et des fiches de réservation techniques entre la Ville et les usagers.

assure le classement, l’archivage et la mise à jour des documents administratifs du studio.

prépare les documents, tableaux de suivi et comptes rendus nécessaires au fonctionnement de l’équipement.

coordonne l’organisation des sessions et assure l’interface avec le régisseur / ingénieur du son

recueille les besoins techniques et organisationnels exprimés par les usagers lors des réservations.

transmet au régisseur / ingénieur du son les informations nécessaires à la préparation des sessions.

coordonne les échanges entre les usagers et le régisseur / ingénieur du son afin de garantir la bonne organisation des séances.

vérifie la cohérence entre les réservations administratives et les disponibilités techniques du studio.

actualise les plannings en tenant compte des contraintes techniques et des éventuelles modifications de sessions.

alerte la responsable du service sur les difficultés susceptibles d’affecter l’organisation ou le bon déroulement des activités.

assure l’accueil et l’interface avec les usagers

assure l’accueil physique et téléphonique des usagers du studio.

informe les usagers sur les modalités de fonctionnement de l’équipement, le règlement intérieur et les consignes de sécurité.

explique les procédures de réservation, les documents à fournir, les conditions d’utilisation et les modalités pratiques d’accès au studio.

gère la communication de premier niveau, répond aux questions courantes et oriente les usagers vers les animateurs ou les interlocuteurs compétents.

recueille les demandes, observations et éventuelles difficultés rencontrées par les usagers.

veille à maintenir une relation de qualité avec les usagers et contribue à la prévention des situations conflictuelles.

assure le suivi administratif et financier des utilisations du studio

assure le suivi des encaissements liés aux utilisations du studio en lien avec la régie.

vérifie la concordance entre les réservations, les conventions, les prestations réalisées et les éléments nécessaires à l’encaissement.

transmet les informations utiles au régisseur de recettes et aux services financiers de la collectivité.

actualise les tableaux de suivi des réservations, utilisations et encaissements.

signale les situations d’impayés, d’annulation ou de modification susceptibles d’avoir une incidence financière.

contribue au suivi administratif des dossiers jusqu’à leur clôture.

contribue à la visibilité du studio et appuie la coordination administrative du service Vie associative

Elle met à jour les informations relatives au studio sur les supports de communication de la Ville.

Elle contribue à la valorisation des activités, services, modalités d’accès et actualités du studio.

Elle crée et actualise des supports intelligents de suivi, d’information et de gestion administrative.

Elle assure la gestion et la mise à jour des agendas partagés en collaboration avec le service Vie associative.

Elle facilite la circulation des informations entre le studio, le service Vie associative et les autres services de la collectivité.

Elle participe à l’amélioration des outils et procédures administratives afin de fluidifier le suivi des activités.

Profils recherchés

Formation

Formation ou expérience équivalente dans le domaine de la gestion administrative, la coordination de projets,

Aptitudes techniques

Connaissance des publics jeunes et des enjeux liés à la jeunesse

Maîtriser les techniques de secrétariat et de gestion administrative.

Maîtriser les outils bureautiques courants et les outils collaboratifs numériques.

Capacité à utiliser une plateforme de gestion des plannings et des réservations.

Capacité à concevoir et actualiser des tableaux de suivi et des outils de pilotage.

Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique.

Connaître les principes de rédaction administrative et de suivi des conventions.

Connaître les règles de base relatives au fonctionnement d’une collectivité territoriale.

Posséder des notions de gestion financière et de suivi des régies.

Capacité à organiser et hiérarchiser les informations et les priorités.

Disposer d’une bonne capacité rédactionnelle.

Qualités principales

Sens de l’organisation et de la méthode.

Rigueur et fiabilité dans le suivi des dossiers.

Sens de l’accueil et qualité relationnelle.

Écoute et capacité à reformuler les demandes.

Diplomatie et maîtrise de soi dans les situations complexes.

Réactivité et capacité d’adaptation.

Autonomie et esprit d’initiative.