Coordinatrice de la MDE

Descriptif de l'emploi

Le Département de l’Essonne recrute pour sa Direction de l’innovation et de la transition managériale :

Un coordinateur de la maison de l’Essonne labélisée France Services (H/F)

Missions / conditions d'exercice

Rattaché à la cheffe de service Relation à l’usager de la Direction de l’innovation et de la transition managériale, le coordinateur aura pour mission d’assurer le bon fonctionnement de la Maison de l’Essonne (MDE) labélisée France services sur le TAD Centre située à Brétigny-sur-Orge et particulièrement le fonctionnement administratif et le traitement des informations nécessaires.

1/ Dans le cadre de la chefferie d’établissement :

• Assure le lien sur les problématiques sécurités avec la DSP, et la police quand nécessaire.

• Visionne les vidéos des caméras de vidéo protection en cas de nécessité

• Relaye les informations du réseau CE aux agents de son site

• Organise les exercices sécurité incendie

• Coordonne les interventions des prestataires liés aux équipements de sécurité

• Tiens à jour le registre de sécurité

• Transmets les demandes de ADS à la DSP

• Gère les demandes de badges pour les accès à son site

• Prends en charge les situations de conflit et leur signalement

• Formule les DI pour sujets ayant un impact sur la sécurité

2/ Dans le cadre des affaires générales :

• Centralise les besoins et assure les demandes d'intervention sur CARL

• Coordonne les interventions des équipes DCMB /DRM des prestataires départementaux

• Tiens à jour le tableau de suivi des AG et rédige le rapport d'activité

• Centralise et réalise les demandes de mobiliers/consommables des espaces communs

• Fais le lien avec la DRM pour la gestion du parc auto

• Administre le suivi numérique des salles de réunions

• Réalise les demandes PISE pour les équipements des espaces communs

• Organise les implantations des bureaux et salles

3/ Dans le cadre de l’animation de la MDE et du territoire :

• Relaye les évènements CD91 et fais remonter les actus de la structure (feelcom)

• Relaye et organise les évènements/animations CD91 sur le territoire

• Communique aux agents les actualités de la MDE

• Veille à MAJ les affichages et à la bonne signalétique

• Suit et élabore les conventions de partenariat de la MDE en lien avec la DDP

• Développe le partenariat sur le TAD pour faire connaitre l'offre de la MDE et notamment France Services

• Organise et anime le comité MDE

4/ Dans le cadre de la labélisation France services :

• Garanti l’ouverture et la fermeture de la MDE

• Encadre fonctionnellement les chargés d'accueil territorialisés et le CN

• Suit les commandes et les liens avec ETIC

• Remplace ponctuellement les CAT en cas de nécessité

• Développe en lien avec le CN des animations numériques

• Réalise les bilans de fréquentation et le rapport d’activités FS

• Assure une veille sur le dispositif FS, les outils et communications

• Organise et met en œuvre les évènements FS (permanences/JPO/animations)

• Participe aux projets du service

• Être le relai du projet de structure de l’offre de relation à usager départementale

• Assure l’intérim des autres coordinatrices

Profils recherchés

Vous disposez d’une expérience professionnelle vous ayant permis d’acquérir les techniques de secrétariat.

Le poste requiert une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, des services départementaux, des procédures administratives et des outils numériques liés aux démarches en ligne. L'agent a la capacité d'accueillir, d'informer, d'accompagner et d'orienter les usagers en analysant leurs besoins, y compris dans des situations complexes, tout en favorisant l'accès aux droits. Il travaille en lien avec les partenaires institutionnels et associatifs, assure un suivi rigoureux de son activité et contribue à la qualité du service rendu. Le poste nécessite des qualités relationnelles, un sens de l'écoute, de l'empathie, de la pédagogie, de l'organisation et de l'adaptabilité, ainsi qu'un esprit d'équipe, une grande discrétion et le respect de la confidentialité.

Si vous vous reconnaissez dans ce profil, n'hésitez plus, candidatez !