Coordonnateur du service accueil paiements inscription (h/f)

Descriptif de l'emploi

Le coordonnateur du service API, assure une fonction d’appui et de coordination opérationnelle

auprès du chef de service API.

- Il contribue à l’organisation du service, au suivi des dossiers d’accueils et des référents administratifs et à la cohérence des pratiques professionnelles.

- En l’absence du chef de service, l’agent est amené à assurer le relais fonctionnel et l’encadrement de l’équipe, afin d’assurer la coordination et la cohésion, dans le respect des orientations du cadre fixé et priorités définies par le chef de service.

Missions / conditions d'exercice

ACTIVITÉS PRINCIPALES

GESTION DU SERVICE :

- Accueillir, et informer les familles, saisir, suivre et coordonner les dossiers familles scolaires et périscolaires

- Mettre en oeuvre une procédure en cohésion avec l’équipe, de rappel et d’alerte sur des dossiers dysfonctionnant ( QF non faits, NPAI, impayés… )

- Suivre les scolarisations spécifiques (gens du voyage, scolarisation à domicile, handicap, dispositif de DM3, scolarisation du privé, gratuité)

- Préparer les commissions (tableaux…) en lien avec les référents et suivre les arbitrages

- Suivre les éléments de facturation, pointages, réclamations

- Veiller et à la mise à jour du site Internet de la ville en lien avec le service communication

- participe aux encaissements et la gestion de la caisse

COORDINATION D’EQUIPE :

1. accompagner accompagnement de proximité pour l’équipe

- de la relation usager et leurs accueils (physique, téléphonique, GRU)

- de la gestion du logiciel Concerto et Portail famille

- de la démarche qualité des procédures

- de l’assistance aux familles, accueil physique, téléphonique, organisations et rédactions des mails

des boites mails.

2. animation de réunions favorisant la cohésion d’équipe, travail de groupes

3. mise en oeuvre de gestion projet pour l’accompagnement au changement

MISSIONS D’APPUI AU CHEF DE SERVICE :

- rédaction de notes, comptes rendu, rétro planning, formulaires

ACTIVITÉS SECONDAIRES

En l’absence du chef de service, le coordonnateur du service API est responsable hiérarchiquement de l’équipe API.

- gestion RH

- gestion global du service API

- paramétrages Concerto et Espace citoyen de l’ensemble des activités de la ville,

- management de l’équipe en cas d’absence du chef de service

Profils recherchés

Connaissances techniques :

Saisies de Concerto, éditions de listes et d’éléments statistiques, mailings

Paramétrages de 1er niveau de Concerto et du portail famille

Management d’une équipe de 12 personnes en l’absence du chef de service

Autres connaissance : (savoirs faire, savoirs être)

Savoir être :

- excellent relationnel dans l’accueil usager et dans la relation avec l’équipe

Fonctions d’encadrement : Non ( sauf en l’absence du chef de service )

Horaires de travail : Samedi matin possibles

Poste télétravaillable : Non

Astreintes : Non

Mandataire de la régie pour encaissements

Autres particularités : tenue correcte liées aux missions d’accueil de service public

Titulaire de catégorie B, filière administrative, ou contractuel, niveau bac +2 en administration, management, relation usager.

Anglais souhaité.

Expérience confirmée en management, gestion de projet et relation usager.

Connaissances solides en saisie et paramétrage du logiciel Concerto, Portail famille.